Lærte, hvordan man hurtigt fremstiller kopier af ark i podcast 1981.
Du har hørt om managerens 15 minutters regel, ikke? Hver gang din manager beder dig om noget, kommer han eller hun tilbage 15 minutter senere og beder om et underligt twist, som han eller hun ikke angav første gang. Nu hvor du kan oprette regnearkkopier virkelig hurtigt, er der større chance for, at du bliver nødt til at foretage ændringer til alle 12 ark i stedet for kun et ark, når din manager kommer tilbage.
Jeg vil vise dig et utroligt kraftigt, men utroligt farligt værktøj kaldet gruppetilstand.
På dette tidspunkt har du 12 regneark, der for det meste er identiske. Du skal tilføje totaler til alle 12 regneark. For at komme ind i gruppetilstand skal du højreklikke på fanen januar og vælge Vælg alle ark.
Navnet på projektmappen i titellinjen angiver nu, at du er i gruppetilstand.
Alt, hvad du laver i januar-regnearket, sker nu med alle arkene i projektmappen.
Hvorfor er dette farligt? For hvis du bliver distraheret, og du glemmer, at du er i gruppetilstand, kan du begynde at indtaste januar-data og overskrive data på de 11 andre regneark!
Når du er færdig med at tilføje totaler, skal du ikke glemme at højreklikke på en arkfane og vælge Opdel gruppe ark.
Se video
- Lærte, hvordan man hurtigt fremstiller kopier af ark i podcast 1981
- Manager 15 minutters regel siger, at din manager vil ændre mening 15 minutter efter en anmodning
- Vælg Jan-ark. Skift-klik på Dec-ark for at starte gruppetilstand
- Enhver ændring af Jan sker for alle ark i gruppen
- Let at glemme, at du er i gruppetilstand
- Hver gang jeg er i gruppetilstand, ringer telefonen
- Tre måder at afslutte gruppetilstand på
- Vælg et ark, der ikke er i gruppen.
- Hvis alle ark er grupperet, skal du vælge et andet ark end det aktive ark
- Højreklik på arkfanen, og vælg afgruppeark
Videoudskrift
Podcasten er sponsoreret af bogen: "MrExcel XL"!
Lær Excel fra podcast, afsnit 1983 - Skift alle ark med gruppetilstand!
Helt tilbage i episode 1981 viste jeg dig, hvordan du meget hurtigt opretter ark, husk CTRL-træk, og mens vi bygger en rapport her til januar, er vi i stand til at lave kopier utroligt hurtigt. Men desværre nu overtræder vi en forretningsregel, som du måske har hørt fra, kaldet "Manager 15 Minute Rule". Nå faktisk har du måske ikke lært dette i handelshøjskolen, fordi jeg tror, jeg har gjort det, og det går sådan her: det siger, at hvis din leder kommer ind og bad dig om at gøre noget for en opgave, handler det normalt om 15 minutter senere kommer lederen tilbage og siger: "Du ved, hej, jeg skiftede mening, jeg havde brug for at gøre noget andet." Men du ved, nu er problemet, fordi vi kan fremstille ark så hurtigt, at i stedet for at skulle foretage en ændring, ville vi i dette tilfælde skulle foretage 12 ændringer,Januar til december. Jeg vil vise dig et trick, der er utroligt stærkt, men utroligt utroligt farligt.
Så jeg starter her på januararket, og jeg skifter klik på december. Okay, og hvad det har gjort, kan du se heroppe, nu siger vi, at vi er i gruppetilstand, så. Selvom vi ser på januar, sker der alle ændringer, vi foretager, for alle arkene i gruppen. Så måske siger lederen "Se, jeg har brug for totalerne fremhævet med fed skrift." Så jeg laver CTRL + B der, CTRL + B, og vi skal redigere denne januarrapport, jeg vil kalde den "Salgsrapport for januar". Så jeg går i redigeringstilstand og siger herop: "Salgsrapport", lad os faktisk skrige i alle store bogstaver, "FOR" &, og så har jeg ikke brug for "Rapport" i slutningen, bare OPPER der. Det ser godt ud. Og lad os sætte det i en anden farve. Måske en dejlig dybblå. I orden. Så der har vi foretaget ændringen for januar,men det har faktisk foretaget den samme ændring i alle arkene i gruppen.
Okay nu, grunden til at dette er så farligt, er at hver gang jeg går i gruppetilstand, ringer min telefon, og det er ikke et kort opkald, nogen med en kompliceret ting, eller måske endda min manager, ved du, der giver mig, 15 minutter værd at gøre. Og jeg kommer tilbage fra det opkald, og jeg sidder her, og jeg er klar over, at jeg ser på salgsrapporten for januar, og jeg begyndte at ændre numre i januar. Og problemet med det er, selvom jeg tror, jeg arbejder på januarrapporten, skruer jeg faktisk op alle numrene på alle de andre rapporter i gruppen! Jeg mener, lad os se det i øjnene, det er virkelig subtilt, virkelig subtilt, arkfanerne hernede er ikke så forskellige i farve og virkelig små deroppe, virkelig uden for dit syn, at du er i gruppetilstand, så. Min egentlige tip fra det virkelige liv her,er et tip, der virkelig ikke behøver at gøre noget med Excel, det er bare, at jeg er blevet brændt af dette så mange gange, hver gang jeg går i gruppetilstand, har jeg en klistermærke på min væg. Jeg holder den klæbende note i skærmen, der står "Bill … Du er i gruppetilstand!" Okay, bare fordi når du først er blevet brændt af dette, er det en smertefuld, smertefuld ting.
Nu er spørgsmålet, hvordan kommer du ud af gruppetilstand, okay? Der er et par forskellige måder, hvis alle arkene ikke er valgt, så kan du bare klikke på et hvilket som helst andet ark i projektmappen, og det kommer dig ud af gruppetilstand. Men hvis alle arkene er valgt, så jeg vælger alle ark, skal du bare vælge noget, der ikke er det aktive ark, så hvis jeg klikker på februar, vil det få os ud. Det fungerer dog ikke, hvis vi ikke er i alle arkene. Så som højre, hvis jeg klikker på februar, januar til december, gør det bare det aktive ark. Du skal klikke udenfor. Så den måde, der fungerer pålideligt hele tiden, er at højreklikke på en hvilken som helst arkfane og vælge "Opdel gruppe ark". Jeg er klar over, at det ikke er dit syn der. Men det fungerer hele tiden.
Bare et bonustip her, hvis du ikke har brug for at markere hvert ark, kan du vælge januar og derefter CTRL-klikke på marts og maj og juli og september og sætte dem i gruppetilstand sådan.
Hej, hvis du nyder disse tip, skal du abonnere på XL-afspilningslisten, podcaster jeg alle de 40 tip i XL-bogen. Eller hej, du kan spare tid og købe hele bogen nu, der er et link deroppe i "i" oppe i øverste højre hjørne. Du kan købe hele bogen nu, det er 25 $, det er billigt, alle disse gode Excel-tip, god referencevejledning til al denne serie podcasts, vi laver her.
Okay, Episode Recap: Du lærte at lave kopier af et ark hurtigt, tilbage i podcast 1981, Manager 15 Minute Rule, siger min skabelse: hver gang en manager beder om noget, skifter de mening 15 minutter senere, men nu er nødt til at foretage ændringer i 12 eksemplarer i stedet for kun en. Så du vælger januararket, Skift-klik på december for at starte gruppetilstand, ændrer alle arkene i gruppen. Men det er let at blive distraheret og glemme, at du er i gruppetilstand. Telefonen ringer, bliver kaldet til et personalemøde, du kommer tilbage, og du ser, at du er i januar, start om med at skrive ting. Der er tre forskellige måder at afslutte gruppetilstand: Hvis alle ark ikke er valgt, skal du vælge det ark, der ikke er i gruppen. Hvis alle ark er grupperet, skal du vælge det ark, der ikke er det aktive ark. Eller pålideligt,uanset hvor mange ark der er valgt, skal du højreklikke på arkfanen og vælge Opdel gruppe ark.
Hej, mange af idéerne i bogen blev indkøbt, så Olga K sendte i gruppetilstand, det er en af hendes ideer, takket være hende. Og jeg vil takke dig for at komme forbi, vi ses næste gang til endnu en netcast fra!
Download fil
Download eksempelfilen her: Podcast1983.xlsx
