Du har lige set, hvordan du kan deltage i data, men folk spørger ofte om det modsatte problem: hvordan man analyserer data, der alle er i en enkelt kolonne. Sig, at du ville sortere dataene i nedenstående figur efter postnummer:
Vælg dataene i A2: A99, og vælg Data, tekst til kolonner. Da nogle bynavne, såsom Sioux Falls, er to ord, kan du ikke bryde dataene ved hver forekomst af et mellemrum. I stedet skal du bruge et komma for at få byen i kolonne A og staten og postnummeret i kolonne B, så vælg Afgrænset i trin 1 i guiden, og klik på Næste.
I trin 2 i guiden skal du fravælge Tab og vælge Komma. Eksemplet nederst i dialogen viser, hvordan dine data vil se ud. Klik på Næste.
Advarsel
Resten af dagen efter at du har brugt tekst til kolonner, vil Excel huske de valg, du har valgt i trin 2 i guiden Konverter tekst til kolonner. Hvis du kopierer data fra Notesblok og indsætter i Excel, opdeles de i kommaet. Dette er ofte vanvittigt, for de fleste dage analyseres dataene ikke med kommaet, men resten af i dag vil de være det. For at rette det skal du lukke og åbne Excel igen.
Trin 3 i guiden beder dig om at erklære hver kolonne som Generel, Tekst eller Dato. Det er fint at lade kolonnerne være generelle.
Når du har delt staten og postnummeret til kolonne B, skal du vælge B2: B99 og derefter igen vælge Data, tekst til kolonner. Denne gang, da hver tilstand består af to tegn, kan du bruge fast bredde i trin 1 i guiden. For at bevare førende nuller i postnummeret skal du vælge den anden kolonne og vælge Tekst som datatype i trin 3 i guiden.
Tip
En masse data fungerer godt med Fixed Width, selv det ser ikke ud til at være på linje. I den næste figur er de første tre rækker i Calibri-skrifttype og ser ikke ud til at være opstillet. Men hvis du ændrer skrifttypen til Courier New, som i række 4: 7, kan du se, at kolonnerne er perfekt opstillet.
Nogle gange finder du et datasæt, hvor nogen brugte Alt + Enter til at placere data på en ny linje i en celle. Du kan bryde hver linje til en ny kolonne ved at skrive Ctrl + j i feltet Andet i trin 2 i guiden, som vist nedenfor. Hvorfor Ctrl + j? Tilbage i 1980'erne erklærede IBM Ctrl + j for at være en linefeed. Ctrl + j kan også indtastes i dialogboksen Find & erstat.
Der er tre specielle situationer, som Tekst til kolonner let håndterer:
- Datoer i ÅÅÅÅMMDD-format kan ændres til ægte datoer. I trin 3 i guiden skal du klikke på kolonneoverskriften i dialogen, vælge Dato og derefter vælge YMD i rullemenuen.
- Hvis du har negative tal, hvor minustegnet vises efter nummeret, skal du gå til trin 3 i guiden, klikke på knappen Avanceret og vælge efterfølgende minus for negative tal.
- Data kopieret fra en indholdsfortegnelse har ofte prikledere, der strækker sig fra teksten til sidetallet som vist nedenfor. I trin 2 i guiden skal du vælge Andet, skrive en periode og derefter markere afkrydsningsfeltet for Behandle på hinanden følgende afgrænsere som en.
