Cheryl sendte denne uges Excel-problem ind. Excel-veteraner vil se dette som grundlæggende, men det var et værdifuldt tip til Cheryl. Da dette er det første Excel-tip i sæsonen 1999-2000, starter vi med en grundlæggende.
Nogen gav mig et Excel-regneark. Områdekoder er i kolonne F, og et 7-cifret telefonnummer er i kolonne G. Jeg ved, hvordan man deler en kolonne fra hinanden ved hjælp af Tekst til kolonner, men hvordan fletter jeg disse 2 kolonner sammen?
Heldigvis starter områdekoder og telefonnumre aldrig med 0 i USA, så der var ingen tilfælde, hvor det førende nul på telefonnummeret var tabt. En hurtig scanning af dataene viste, at alle telefonnumre havde 7 cifre, og alle områdekoder havde tre cifre. Efter at have talt Cheryl blev vi enige om, at det bedste format ville være at få telefonnummeret til at se sådan ud: (330) 555-1212
I celle H2 begynder vi at opbygge formlen. Operatøren i Excel for at slutte sig til to tekstfelter er & symbolet. Alle konstanter, du ønsker, skal medtages i dobbelt tilbud. Så for at få de førende parenteser og områdekoden har du brug for en formel som denne:="("&F2
Tilføj derefter en anden sammenkædningsoperator og de afsluttende parenteser omkring områdekoden. Bemærk, at der er både en parenthese og et mellemrum indeholdt i citaterne.="("&F2&") "
At få telefonnummeret med bindestreg vil være lidt sværere. Brug VENSTRE-funktionen til kun at få de første tre cifre i telefonnummeret. Syntaksen er VENSTRE (celle, antal tegn). Herefter tilføjes et andet sammenkædningskarakter og det midterste streger i anførselstegn.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Brug MID-funktionen for at få 4. til 7. cifre i telefonnummeret. Syntaksen er MID (celle, startkarakter, antal tegn). Vi vil starte med det 4. tegn og fortsætte med i alt 4 tegn. Således er den endelige formel:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wow - det ligner en stor formel, men hvis du nedbryder det og bare bygger det et trin ad gangen, er det let.
Følg med for yderligere 2 gode tip. Nu hvor du har formlen i celle H2, har du brug for en hurtig måde at kopiere den ned til alle celler. Excel har en god genvej til dette. Sæt cellemarkøren på H2. I nederste højre hjørne af cellemarkørboksen er der en lille firkant. Dobbeltklik på denne firkant med din mus, og formlen kopieres ned til så mange rækker, som du har data i kolonne G.
Der er et sidste vigtigt skridt. Hvis du nu ville slette kolonner F og G, ville alle disse dejlige telefonnumre i H blive til #REF !. Du skal konvertere cellerne fra en formel til værdier. Sådan gør du det. Fremhæv alle celler, der indeholder telefonnumre i kolonne H. Tryk på Ctrl + C (eller Rediger - Kopiér) for at kopiere disse celler. Uden at markere cellerne skal du straks foretage en Edit - Paste Special. Klik på alternativknappen for Værdier, og klik på OK. Formlerne ændres nu til værdier, og du kan slette kolonner F & G.
Excel er utrolig fleksibel til at manipulere data. I dette tilfælde var Cheryl bange for, at hun ville være oppe hele natten med at nulstille disse områdenumre og telefonnumre i en enkelt celle. Formlen og trinene i dette ugentip giver dig mulighed for at udføre den samme opgave på cirka et minut.
