Hver onsdag udfører jeg et foretrukket Excel-tip fra Excel Project Manager Ash Sharma. Denne uge, Flash Fill. Introduceret i Excel 2013 giver Flash Fill dig mulighed for at udtrække tegn fra en datakolonne eller sammenkæde data fra kolonner uden at skrive en formel.
Overvej eksemplet vist nedenfor. En produktkode har tre segmenter adskilt af en bindestreg. Du vil udtrække det midterste segment. Det første segment kan være på 3 eller 4 tegn. Det andet segment består altid af 2 tegn. Formlen til at udtrække det midterste segment er ikke raketvidenskab, men det er ikke noget en nybegynder ville komme op med: =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).
Men med Flash Fill skal du ikke komme med en formel. Følg disse enkle trin:
- Sørg for, at der er en overskrift over A2.
- Indtast en overskrift i B1.
- Skriv ME i B2.
- Du har et valg her. Du kan vælge B3 og trykke på Ctrl + E for at påkalde Flash Fill. Eller du kan gå til B3 og skrive det første bogstav i det rigtige svar: E. Hvis du begynder at skrive i EU, springer Flash Fill ud i handling og viser dig en nedtonet kolonne med resultater. Tryk på Enter for at få resultaterne.
Personligt antager jeg, at jeg er lidt af en kontrolfreak. Jeg vil fortælle Flash Fill, hvornår jeg skal springe til handling.
Den gråtonede effekt, der er vist i den foregående figur, er fantastisk for at give en Excel-rookie mulighed for at opdage, at der findes Flash Fill. Det vil opdage, at nogen er ved at skrive tusinder af celler og forhindre, at det sker. Flash Fill har sandsynligvis spart millioner af timers produktivitet i hvid krave.
Men der er finesser til Flash Fill - jeg kalder det Advanced Flash Fill - og hvis du forstår disse finesser, vil du gerne få Flash Fill til at vente til det rigtige tidspunkt.
Hvis du vil tage kontrol og kun have Flash Fill, når du trykker på Ctrl + E, skal du gå til File, Options, Advanced og fjerne markeringen automatisk Flash Fill.
Her er et mere komplekst eksempel. Produktkoden i kolonne I indeholder en blanding af cifre og store bogstaver. Du vil gerne få kun cifrene eller bare tegnene. Der er en formel for dette, men jeg kan ikke huske det. Du er velkommen til at se Dueling Excel Video 186 for arrayformlen eller VBA brugerdefineret funktion. Jeg vil ikke se videoen, fordi jeg kan løse dette med flashfyld.
Dette er et af de tilfælde, hvor Flash Fill ikke kan finde mønsteret ud fra et eksempel. Hvis du skriver '0252 i J3 og derefter Ctrl + E fra J4, kan Excel ikke finde ud af svaret når som helst artikelnummeret starter med et ciffer.
f
I stedet skal du følge disse trin:
- Sørg for, at der er en overskrift over I2. Tilføj en overskrift i J1 og K1. Hvis der ikke er overskrifter, fungerer Flash Fill ikke.
- Du har absolut brug for det førende nul for at blive vist i 0252 i celle J2. Hvis du bare skriver 0252, vil Excel ændre det til 252. Så skriv en apostrof (') og derefter 0252 i J2.
- Skriv '619816 i J3
- Skriv '0115 i J4
- Fra J5 skal du trykke på Ctrl + E. Flashudfyldning får korrekt cifrene korrekt
Advarsel
Flashfyld vil se på alle kolonnerne i den aktuelle region. Hvis du forsøger at udvinde bogstaverne fra kolonne I, mens kolonne J er i den aktuelle region, har Flash Fill problemer. I stedet skal du følge disse trin.
- Vælg kolonner J & K. Hjem, Indsæt, Indsæt arkrækker for at flytte cifrene Cifre af vejen.
- Skriv en overskrift i J1.
- Skriv BDNQGX i J2
-
I J3 skal du trykke på Ctrl + E. Flashfyld fungerer korrekt.
Isoler kolonnerne, der indeholder kildedataene
Flashfyld kan bruges i flere kolonner. I eksemplet nedenfor ønsker du initialerne fra kolonne Z, hver efterfulgt af en periode. Derefter et mellemrum og efternavnet fra kolonne AA. Du vil have, at det hele skal være korrekt. Hvis det ikke var for folk med dobbeltløbede fornavne, kunne du have brugt det =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Men at beskæftige sig med ME Walton ville gøre denne formel dramatisk vanskeligere. Blitzfyld til undsætning.
- Sørg for, at der er overskrifter i Z1, AA1 og AB1.
- Skriv J. Doe i AB2
-
Vælg celle AB3, og tryk på Ctrl + E. Flashfyldning springer til handling, men den bruger ikke begge initialer i række 6, 10 eller 18.
Flashfyld kan lære af rettelser -
Vælg celle AB6, og skriv et nyt mønster: ME Walton. Tryk på Enter. Mirakuløst vil Flash Fill søge efter andre med dette mønster og korrigere BB Miller og MJ White.
Flashfyld kan lære af rettelser
Tak til Ash Sharma for at foreslå den fantastiske Flash Fill-funktion som en af hans favoritter.
Jeg elsker at bede Excel-teamet om deres yndlingsfunktioner. Hver onsdag deler jeg et af deres svar.
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke at tænke over:
"Absorbér, hvad der er nyttigt; Se bort fra det, der er ubrugeligt."
Sumit Bansal
