Jeg er ikke fan af Excel-tabeller - Excel-tip

Tryk på Ctrl + T på et datasæt, og alt mulig vidunderligt sker. Mens jeg kan bruge en time på at fortælle dig, hvor vidunderlige Excel-tabeller er, får jeg nogle irriterende ufuldstændigheder til at undgå dem. Lær hvorfor i dagens artikel.

Hvor mange gange har du en lille databasetabel i Excel? Overskrifter (feltnavne) i række 1 repræsenterer hver række i tabellen en post. Vælg disse data, og tryk på Ctrl + T for at påkalde kommandoen Format som tabel. (Bemærk, at tabeller debuterede i 2003 som en liste, så Ctrl + L fungerer også).

Definer dataene som en tabel

Se på den smukke 1970'ers æra hver anden række formatering! Jeg elsker den formatering.

Og se … Excel antager, at jeg er en idiot, der ikke kan tænde filteret, når jeg har brug for det, så de tænder det for mig. Hvor fint.

Smuk formatering

Hvis jeg tilfældigvis skulle rulle række 1 fra siden, erstattes disse ubrugelige kolonneoverskrifter på ABCDEF med faktiske feltnavne. Igen antager Excel, at jeg er for travlt til at kunne fryse ruder, så de slags gjorde det for mig.

Se overskrifter uden fryseruder

Jeg respekterer seriøst, at hvis jeg (a) tænker nok fremad til at formatere den tomme H2 som en procentdel med 1 decimal, (b) skriv en GP% -formel i H2, og tryk på Enter …

Indtast en formel i en tabel …

… formlen kopieres automatisk. Jeg elsker virkelig denne. Jeg kan ikke lide, at formlen er i (@Profit)/(@Revenue)stedet for =G2/F2. Men jeg kan godt lide, at jeg ikke behøver at dobbeltklikke på fyldhåndtaget for at kopiere formlen ned.

Opdatering

IvenBach fra forumet bemærker, at du kan slå de alternative tabelformler fra med File, Options, Formulas, Arbejde med formler, Brug Table Navne i Formler og fjerne markeringen af ​​indstillingen.

… formlen kopieres til bunden af ​​tabellen.

Men her er den absolut bedste funktion om tabeller. Lad os sige, at du har et bord, og at du har brugt tabellen til nogen af ​​disse:

  • kildedataene til et diagram
  • kildedataene til en pivottabel
  • en VLOOKUP- eller HLOOKUP-tabel (eller det andet argument i MATCH for dine INDEX / MATCH-fans)
  • kilden til et defineret navn

Den bedste funktion i en tabel er den lille ende af tabelmarkøren vist i H21 nedenfor. Hvis du kopierer nye data og indsætter disse data i den første tomme række under tabellen …

Diagrammet er baseret på tabellen

… diagrammet opdateres automatisk. De nye data er formateret. Formlen i kolonne H kopieres ned. Dette er en smuk funktion.

Fantastiske funktioner i tabeller

Andre gode grunde til at bruge tabeller:

  • Pivottabeller baseret på datamodellen kræver, at dine data skal være i tabeller
  • Power Map (nu kendt som 3D Maps) kræver tabeller, selvom Power Map-teamet pænt konverterer dine data bag kulisserne, hvis du ikke gør det

Så - hvorfor bruger jeg ikke tabeller?

Tabeller var en massiv opgave under udviklingscyklussen for Excel 2007. Det var året, hvor Excel flyttede fra menuer til båndet. Der var for meget at gøre. Legenden siger, at Excel-teamet besluttede: "Tabeller fungerer aldrig. Vi har ikke tid til at afslutte dem. Lad os tage dem ud af produktet."

Da denne nyhed blev meddelt i hele udviklingsteamet, kom ordet tilbage: "Nej! Vi er for langt inde. Det ville tage mere tid at fjerne tabeller på dette tidspunkt, end vi har."

Så tabeller er i Excel. Og al den godhed, som jeg beskrev ovenfor, er i Excel. Alt dette er godt, og jeg vil bruge tabeller, når jeg ved, at jeg har brug for et diagram eller en pivottabel for at udvide med voksende data. Men det er de ting, der ikke er færdige, der får mig til ikke at bruge borde hver dag. Jeg forstår, at elementerne på denne liste er uklare. Mange mennesker kender ikke til dem og bruger dem ikke. Men jeg bruger dem. Jeg bruger dem meget. Disse er nok til at forhindre mig i at bruge tabeller hele tiden.

  • Brugerdefinerede visninger fungerer ikke, hvis du har en tabel. Jeg bruger tilpassede visninger til at skjule 20 regneark i en kommando.
  • Subtotaler fungerer ikke med en tabel. Jeg møder mange mennesker, der hader subtotaler. Jeg elsker subtotaler.

Hvis du aldrig bruger subtotaler og ikke vil lære, hvorfor Custom Views kan hjælpe dig, så er Ctrl + T-tabeller fantastiske.

Hver lørdag en indrømmelse af skyld. Jeg vil afsløre mine dårlige vaner i Excel og diskutere, hvorfor du skal gøre, hvad jeg siger, i stedet for at gøre, hvad jeg gør.

Excel-tanken om dagen

Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke at tænke over:

"Ved, at nummerformatering er en facade, så du ikke bliver snydt :)"

Mike Girvin

Interessante artikler...