Nogle gange, hvis du faktisk kender navnet på en funktion, er det let at finde ud af, hvordan du styrer den funktion. Men med dagens emne, har de fleste mennesker, der bliver stukket af denne "bug", ingen idé om, hvorfor det sker. De rapporterer et symptom i retning af: "Af en eller anden grund vises to af vores medarbejdere øverst i vores drejetabeller". Jeg vil ofte forudsige, at medarbejderen hedder juni eller maj eller måske endda fredag.
Her er historien: Hver kopi af Excel starter med fire indbyggede brugerdefinerede lister. Disse lister indeholder tolv måneders navne, syv hverdagsnavne, tolv måneders forkortelser og syv forkortelser på hverdage. Brugerdefinerede lister bruges ofte i forbindelse med Fill Handle for hurtigt at tilføje overskrifter på tværs af et regneark.
Men tilpassede lister har andre anvendelser. Du kan sortere efter en brugerdefineret liste. I dialogboksen Sorter tilbyder rullemenuen Sorter efter stigende, faldende og brugerdefineret liste. Også - du kan bruge en brugerdefineret liste til at kontrollere rækkefølgen af emner i en pivottabel.
Da tilpassede lister er nyttige, vil mange mennesker oprette nye tilpassede lister. En liste kan være så kort som to eller så lang som 254 emner. Du kan tilføje tilpassede lister til dine produktlinjer eller omkostningscentre eller fabriksplaceringer.
For eksempel har jeg en brugerdefineret liste med tre regionnavne: Øst, Central, Vest. Listen har elementerne i den rækkefølge. Når jeg opretter en pivottabel, viser pivottabellen automatisk regionerne i øst-, central-, vest-sekvensen, selvom den normale sekvens ville være central, øst, vest.
Hvad sker der, når din virksomhed introducerede en ny sydregion, og du ikke opdaterer den tilpassede liste? Excel bruger øst, central, vest fra den tilpassede liste og viser derefter de emner, der ikke er på den tilpassede liste:
Men lad os lade som om du ikke har oprettet nogen brugerdefinerede lister. Din version af Excel har kun de fire indbyggede lister. Der er otteogtredive ord, der tilfældigvis er i disse brugerdefinerede lister. Hvis du har et datasæt med fornavne, og nogle af disse fornavne tilfældigvis er på listen over 38 ord, sorteres disse navne øverst i pivottabellen. Jeg kender ikke mange mennesker ved navn Tir eller Tor. Men jeg kender mange mennesker ved navn Jan. Problemet vil opstå, hvis dine data inkluderer et af disse navne: Apr, April, Aug, August, Dec, December, Feb, Februar, Fre, Fredag, Jan, Januar, Jul, Juli, Juni, juni, mar, marts, maj, maj, man, mandag, nov, november, okt, oktober, lør, lørdag, sep, september, søn, søndag, torsdag, torsdag, tirsdag, tirsdag, onsdag og onsdag.
Bemærk
Under optagelsen af videoen nedenfor opdagede jeg ved et uheld, at sorteringen af pivottabellen kunne komme fra forskellige lister. Jan fra månedens forkortelser og april fra månedens navne sorteres begge før et andet navn som Andy. Der er dog ingen klar regel, for hvilke brugerdefinerede lister sorteres først. Jeg tjekkede endda med Sam Rad i Excel-teamet, og der er intet defineret til at håndtere blanding af emner fra flere lister. Sam foreslår, at hvis du vil kontrollere sorteringen af en pivottabel, skal du holde alle elementerne på den samme brugerdefinerede liste.
Så - hvordan får du Jan til at stoppe med at sortere til toppen af et drejetabel? Når alt kommer til alt kan du ikke slette de indbyggede brugerdefinerede lister.
- Højreklik på pivottabellen, og vælg Indstillinger.
- Gå til fanen Totaler og filtre under Pivottabelindstillinger.
- Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Brug brugertilpassede lister ved sortering.
Bemærk: Dette løser ikke den allerede eksisterende pivottabel. Du skal udføre trin 4 for at sortere en pivottabel, der allerede findes. - Åbn rullemenuen Region i pivottabellen. Vælg Sorter stigende
Hvis du har Office 365 eller Excel 2019, kan du ændre standardindstillingerne for alle fremtidige pivottabeller for at slå denne funktion fra. Gå til File, Options, Data, Edit Default Layout. I den næste dialog skal du klikke på Pivot Table Options og deaktivere funktionen vist ovenfor.
Se video
Videoudskrift
Lær Excel fra Podcast, afsnit 2211: Pivottabel, ingen tilpasset sortering.
Hej, velkommen tilbage til netcast, jeg er Bill Jelen. Dagens spørgsmål: Hvorfor sorterer mine pivottabeller i en underlig sekvens?
Okay, så vi har en liste over medarbejdere her, og de er alle på fornavnsbasis - Adam, April, Claire, Della - vi indsætter en pivottabel: Indsæt, pivottabel, OK - sæt navne ned i venstre side, og Salg, af en eller anden grund, januar og april kommer til toppen, derefter efterfulgt af Gary, Otto, Paul, maj, juni og derefter alle andre, alfabetisk. Hvad sker der her?
Nå, jeg ved præcis, hvad der foregår her, og mange gange bruger jeg dette med vilje. Lad mig lægge Region ind, så vil du bemærke, at Region dukker op: Øst, Central, Vest. Hvorfor dukker det op, øst, centralt, vest? Fordi jeg oprettede en brugerdefineret liste: Fil, Indstillinger, Avanceret, rulle helt ned til bunden, Rediger brugerdefinerede lister og se? Jeg har en liste - øst, central, vest. Og denne liste giver mig mulighed for at bruge Fill Handle til at udfylde denne liste, det giver mig mulighed for at sortere dataene på denne liste - du skal gå ind i Data, Sort og derefter vælge den tredje drop-down Custom List og automatisk, Pivottabeller sorteres på denne liste. Det er smukt, ikke? Jeg ønsker, at det skal ske.
Men i det tilfælde, hvor vi har medarbejder i stedet for region - og vi tilfældigvis har nogle medarbejdere, der hedder januar, april, maj eller juni eller onsdag, vil de svæve til toppen af listen. Hvorfor nu Gary, Otto og Paul? Fordi jeg opretter falske data hele tiden, og derfor har jeg en brugerdefineret liste, der starter med Andy og har 26 navne derinde, og det sker, at Gary, Otto og Paul tilfældigvis er på min liste. Hvis vi ville have haft en medarbejder ved navn onsdag eller tirsdag, ville de også have sorteret øverst på listen.
Selvom den ene ting jeg virkelig ikke kan forklare her - og jeg prøver at forstå, hvordan Excel fungerer hele tiden - men i dette ene tilfælde kan jeg ikke helt finde ud af mønsteret, fordi januar og april er i dette liste her-- den fjerde liste fra toppen-- og hvis jeg lige havde skrevet i januar og greb Fill Handle og trukket-- eller, lad os sige, at jeg skrev Jan og greb Fill Fill Handle og trak-- det vil brug den, der er tættest på bunden, ikke? Så denne med det ekstra ord "Total" vil blive brugt i stedet for denne nær toppen af listen. Okay, så januar og april er på denne liste, og så - her, hvor er Andy, lige her-- så her er Gary og Otto og Paul på listen. Men maj og juni - ja, maj er på denne liste, og juni er på denne liste. Ret. Så hvorfor dets blander emner fra denne liste, denne liste og denne liste-- Jeg har ikke en forklaring på det. Jeg havde forventet, at det ville have valgt en liste og brugt alt fra denne liste, ved du, eller noget, ikke? Hvorfor januar og april-- og derefter juni hele vejen her? Det giver overhovedet ingen mening for mig.
Men alligevel er det ikke meningen med episoden. Du er indstillet til at finde ud af, "Hvordan får vi pivottabeller til at ske uden en tilpasset sortering?" Så her er hvad du skal gøre: For at ændre netop denne pivottabel skal du højreklikke, gå ind i pivottabelindstillinger, gå til den anden fane, der hedder totaler og filtre, og fjerne markeringen i dette felt "Brug tilpassede lister, når du sorterer." Nu løser det ikke det. Og selv at fjerne medarbejder og sætte medarbejder tilbage løser det ikke. Du er nødt til at gå her til denne rullemenu og sige Sort A-til-Z, og det løser det.
Men hvad hvis du aldrig vil have, at dette skal ske, ikke? Du har nogen ved navn Jan, og de sorterer altid øverst på listen. Du kan slå den fra permanent. Gå til File, Options, Data - nu, dette er helt nyt i Office 365, kom sammen i 2017 - Edit Standard Layout. Gå til Pivottabelindstillinger, gå til Totaler og filtre, og fjern markeringen af "Brug tilpassede lister, når du sorterer." Hvis du ikke har dette valg, er det tid til at opgradere til Office 365. Der er virkelig ingen grund til at have Excel 2016 eller Excel 2013 eller Excel 2010. Du ønsker at få den nyeste og bedste version - nye funktioner hver måned, og de giver os virkelig en masse gode nye funktioner hver måned. Det er faktisk billigere at gå med Office 365 end at betale $ 400 en gang hvert tredje år. Så du ved, der er slet ingen god grund til det.
Pivottabeller, brugerdefinerede lister, alt sammen dækket i min bog LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time. Klik på det "I" øverst til højre for at lære mere om bogen.
Okay, afslut i dag: Hvorfor fortsætter May eller Jan med at sortere til toppen af drejetabellen? Det skyldes, at pivottabeller følger sorteringsmønsteret for eventuelle brugerdefinerede lister, og disse månedsnavne eller hverdagsnavne er i de tilpassede lister. Så hvis du ansætter folk, der hedder juni eller maj eller onsdag, skal de sortere til toppen af pivottabellen. Hvor kan du se dine tilpassede lister? Gå til fil; Muligheder; Fremskreden; rul hele vejen ned; Rediger tilpassede lister. Men hej, de første fire serier, dem med månedsnavne og hverdagsnavne? Disse kan ikke fjernes. Du har ikke tilladelse til at redigere dem; Disse er indbygget. Okay, så din eneste løsning er bare at fyr alle de mennesker, der hedder april eller juni, eller du kan højreklikke på pivottabellen og vælge Indstillinger; gå til Totals and Filters; fjern markeringen i "Brug brugerdefinerede lister ved sortering." Eller,hvis du har Office 365, skal du bare slå den fra for enhver fremtidig pivottabel - fil; Muligheder; Data; Standardindstillinger for drejetabel; gå ind i pivottabelindstillinger og sluk den en gang. Det er slået fra for alle fremtidige lister.
Nå, hej, for at prøve dette - for at downloade projektmappen fra dagens video - besøg URL'en i YouTube-beskrivelsen.
Jeg vil gerne takke dig, fordi du kom forbi; Vi ses næste gang til endnu en netcast fra.
Download Excel-fil
For at downloade excel-filen: pivot-table-no-custom-sort.xlsx
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke at tænke over:
"Lev et Excel-lånt liv"
Areef Ali
