Et mysterium fra mit live Power Excel-seminar i Atlanta for IMAs Gulf South Council: Du har to kolonner med tal. Der er et autosum nederst i hver kolonne. Mens du indsætter rækker, holder AutoSum i en kolonne op med at virke. Hvad kan forårsage det?
Sig, at du starter med to kolonner med tal som denne. Vælg B10: C11, og tryk på alt = "" + = for at indsætte to AutoSum-beregninger.
Indsæt en ny række 10. Skriv 100 i B10 og 200 i C10. Begge totaler opdateres som forventet.
Men for at introducere problemet skal du indsætte en række 11 til Jicama. Indtast en værdi i B11, men ikke i C11. Alt ser stadig okay ud, men du har nu introduceret fejlen.
Den samlede formel i C12 ovenfor opdateres ikke, hvis du ikke skriver et nummer i C11.
Indsæt en række 12, og skriv tal i begge kolonner. Kolonne B opdateres, men kolonne C ikke.
Selvom du går tilbage og skriver en 0 i C11 på dette tidspunkt, er det for sent, AutoSum er stoppet med at opdatere.
Det faktum, at AutoSum udvides, skyldes denne indstilling i File, Options, Advanced:
Men den nye ish (Excel 2000?) -Funktion til at udvide dataområder er afhængig af et uforholdsmæssigt sæt regler. Dataområdet skulle være 3 på hinanden følgende celler, og du tilføjer en ny række eller kolonne i slutningen. Det er tilsyneladende ikke nok at tilføje en tom celle. Du skal skrive noget i den celle for at funktionen skal ske.
Hvad er løsningen? Tilføj en tom række mellem din sidste række data og din sum. Inkluder den tomme række i summen. Jeg går det ekstra trin med at indstille rækkehøjden til 3 og bruge en mørkegrå udfyldning, så den ekstra række ligner en regnskabsmæssig understregning. Det tilskynder folk til at indsætte nye rækker "over linjen" og holder formlen i gang.
Se video
Videoudskrift
Lær Excel fra Podcast, afsnit 2199: Problem med to autosum.
Hej, velkommen tilbage til netcast, jeg er Bill Jelen. For et par uger siden var jeg nede i Atlanta, Georgia, til IMA's Gulf South Council-møde. Der kom mange gode spørgsmål i den ene, inklusive denne, der stubbet mig. Nogen sagde, at de havde to kolonner med AutoSum - så disse to celler her, tryk på AutoSum-knappen (Alt + =) - og at de, mens de arbejdede, ville indsætte rækker, indsætte rækker, indsætte rækker og derefter pludselig Kolonne 2 ville stoppe med at arbejde. Nu var det bizart - ligesom, hvorfor skulle det nogensinde ske? Men så ved du, mens jeg talte igennem det, ved du, jeg begyndte at replikere, hvad der foregik.
Så vi kommer her, vi gør Alt + IR for at indsætte en række, skriv det næste element og 100. At 800 skifter til 900, det er perfekt; 200, 1600 skifter til 1800, det er perfekt. Okay, men indsæt derefter en anden række, og denne har en værdi. Smuk - de tusind ændringer. Men kolonne 2, uanset årsag, har slet ingen værdi. Og så indsætter vi en ny række - okay, se, det er her problemet kommer ind. Nu skal kolonne 1 virke. Jeg vil indtaste 123, og antallet ændres. Men herovre, fordi jeg ikke skrev noget til Jicama i C11, når jeg skriver værdien her, 222, BAM - det fungerer ikke, ikke?
Så hvad vi løber ind der, er, at Excel udvider den formel. Hvis du har tre eller flere celler, som formlen henviser til, og du indsætter en fjerde celle, udvider de den; men de udvider det kun, hvis du tilføjer et nummer. Og godt, vi tilføjede ikke et nummer her, der forårsager alle mulige problemer. Så mit forslag er, at vi skal indsætte en tom række her, og jeg vil ændre farven på denne tomme række - du behøver ikke ændre farven på den tomme række, men jeg kan godt lide for at ændre farven på den tomme række. Vi går som en dejlig lysegrå og lægger derefter din samlede her, okay? I alt, når vi bruger AutoSum, vil det omfatte den tomme række. Kopier det på tværs.
Og jeg - dette er et pro tip her - jeg laver endda min rækkehøjde, som, lille, som måske 3, okay? Så det ser bare ud til at vi bare lægger, du ved, en regnskabsmæssig understregning der næsten. Og så skal du sørge for altid at indsætte de nye rækker over den tomme række.
Så "Iceberg", "111", "222", fantastisk. Indsæt en ny række: Jicama, stavet forkert, "111", fantastisk, intet. Og indsæt derefter en ny række: Kale, "111", "222", BAM! Og det fortsætter med at arbejde. I orden. Så hvis du vil have disse tomme celler, er bare en bedre samlet tilgang hele tiden at inkludere en tom række i dit AutoSum og derefter træne folk ved hjælp af regnearket til altid at indsætte de ekstra nye rækker over det tomme række, og din AutoSum fortsætter.
Sådanne tip findes i min nye bog, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
I orden. Episodeoptagelse: Vi har to kolonner med tal; AutoSum i bunden af den anden kolonne holder op med at virke med mellemrum; når det bryder, er det brudt for evigt det er når du indsætter rækker, og vi har fundet ud af, at det er når du nogle gange udelader et nummer; så den bedste praksis er altid at efterlade en tom række mellem AutoSum og numrene. og indsæt derefter nye rækker over den tomme række; du kan gøre den tomme række lidt mindre, ændre farven, den ser faktisk ud som en understregning.
Nu, for at downloade projektmappen fra dagens video, hvis du vil arbejde sammen, er URL'en dernede i YouTube-beskrivelsen. Og hej, hvis du vil have en sjov dag, så tjek min kommende liste over seminarer. Jeg lægger det link også ned i YouTube-beskrivelsen.
Jeg vil takke dig for at komme forbi, vi ses næste gang til endnu en netcast fra.
Download Excel-fil
For at downloade excel-filen: problem-med-to-autosum.xlsx
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke at tænke over:
"Mike Girvin finder vej"
Kevin Lehrbass
