For at prøve dette tip på din egen computer skal du downloade og pakke ud CFH249.zip.
Mange gange bygger vi regneark, som andre mennesker kan udfylde. Hvis de andre ikke ser Call for Help, er de muligvis ikke så regneark kloge som dig. Disse mennesker kan finde usædvanlige måder at indtaste den forkerte type data på - indtaste tekst, hvor du forventer tal, eller stave regioner på den forkerte måde. Brug Excels datavalideringsfunktioner til at kontrollere, hvad der kan indtastes i dit regneark.
Som standard er hver celle i Excel indstillet til at tillade enhver værdi. Du kan bruge dialogboksen Data - validering til at kontrollere, hvilke værdier folk kan indtaste i en celle.
Opret en celle for at tillade heltal mellem 1 og 50
I regnearket nedenfor vil du begrænse celle B1 til kun at acceptere heltal mellem 1 og 50.
Vælg celle B1. Fra Data i Excel skal du vælge Data - validering.
Oprindeligt viser datavalideringsdialogen, at cellen er indstillet til at tillade enhver værdi.
Vælg Hele nummer i rullelisten Tillad.
Når du har valgt Hele nummer, ændres dialogboksen for at vise en minimums- og maksimumværdi. Indtast 1 og 50 her.
I dialogboksen Datavalidering skal du vælge fanen Indtastningsmeddelelse. Værdierne på denne side vises i et værktøjstip, der vises, når nogen vælger cellen. Indtast en titel og en tekst for at guide personen ved hjælp af regnearket.
Under fanen Fejladvarsel skal du indtaste en fejlmeddelelse, der vises, hvis nogen indtaster en forkert værdi.
Vælg OK for at afvise dialogboksen.
Når nogen flytter cellemarkøren til celle B1, vises en værktøjstip med din tekst fra fanen Input Message.
Hvis de forsøger at indtaste en forkert værdi, præsenterer Excel din fejlmeddelelse.
Når de først har indtastet en forkert værdi, skal de enten indtaste den rigtige værdi eller trykke på Esc-tasten for at komme ud af fejlmeddelelsen. At ramme Esc rydder posten i B1.
yderligere detaljer
Du har en vis kontrol over, hvor villig Excel vil være. Jeg hader, når maskiner prøver at lade som om de er klogere end mig. Hvad hvis din virksomhed en dag er vokset, og det virkelig er gyldigt at have en rep. 51? Hvis du ændrer stilen fra Stop til Advarsel, afskrækker Excel personen fra at indtaste 51, men det tillader det. Her er fanen Fejladvarsel:
Den resulterende fejlmeddelelse har en standardknap, der angiver, at resultatet skal ændres. Den person, der bruger regnearket, kan vælge Ja for at tillade indtastning af 51.
Hvis du ændrer fejltypen til Information, advares personen om, at de indtastede en uventet værdi, men meddelelsesfeltet er som standard OK for at lade dem beholde den forkerte værdi. I dette tilfælde kan du bruge en besked som denne.
Indtast en forkert værdi, og fejlmeddelelsen giver dig med glæde mulighed for at acceptere den forkerte værdi med et enkelt tryk på Enter for at vælge standardknappen OK.
Brug af validering til at oprette en dropdown
Hvis du tillader folk at skrive i en region, vil du snart opdage, at der er et dusin måder at komme ind i "Western Australia" på. Det ville være bedre at lade folk vælge fra en rullemenu med gyldige værdier. Dette er meget let at konfigurere.
Gå først til et sted, der ikke er tilfældet på regnearket, og skriv din liste over gyldige regioner.
Vælg den celle, der skal have rullemenuen. Vælg Data - Validering i menuen. Skift enhver værdi til liste. Vælg det område, der indeholder din liste, i tekstfeltet Kilde. Efterlad i celle Dropdown valgt.
Resultatet: når som helst cellen vælges, vises der en rullemenu, og din liste vil være tilgængelig.
yderligere detaljer
Det kan være en god idé at flytte listen til et andet regneark, så det ikke ved et uheld slettes. Teknisk set siger Microsoft, at dette ikke er tilladt. Der er dog en løsning. Skriv listen på et andet regneark. Tildel et intervalnavn (Indsæt - Navn - Definer) til det område.
Konfigurer validering på det originale regneark. I boksen Liste skal du indtaste et lighedstegn og derefter navnet på området på det andet regneark.
Føj værktøjstip til celler
En interessant anvendelse af validering er at opsætte inputbeskeder til en celle, mens de andre faner i datavalideringsdialogen er tomme. På denne måde accepterer programmet enhver værdi uden en fejlmeddelelse, men når nogen flytter cellemarkøren til en celle, vil de se et værktøjstip, der guider dem med, hvilke værdier der forventes.
