I dag er en gammel teknik kaldet datakonsolidering. Hvis du skal kombinere data fra flere regneark eller flere projektmapper, kan Konsolidering håndtere jobbet, hvis dine data er i et specifikt format. Lær mere om dette gamle værktøj.
Der er to gamle konsolideringsværktøjer i Excel.
For at forstå dem skal du sige, at du har tre datasæt. Hver har navne på venstre side og måneder over toppen. Bemærk, at navnene er forskellige, og at der er et forskelligt antal måneder i hvert datasæt.
Du vil kombinere disse i et enkelt datasæt. Vend siden til en diskussion af de to metoder.
Det første værktøj er kommandoen Konsolider under fanen Data. Vælg et tomt afsnit i projektmappen, før du starter kommandoen. Brug knappen RefEdit til at pege på hvert af dine datasæt, og klik derefter på Tilføj. Vælg øverste række og venstre kolonne nederst til venstre.
Når du klikker på OK, produceres et supersæt af alle tre datasæt. Den første kolonne indeholder ethvert navn i et af de tre datasæt. Række 1 indeholder en måned i ethvert datasæt.
I ovenstående figur bemærk tre irritationer. Celle A1 er altid tom. Dataene i A er ikke sorteret. Hvis en person manglede i et datasæt, efterlades cellerne tomme i stedet for at blive fyldt med 0.
Udfyldning af celle A1 er let nok. Sortering efter navn indebærer brug af Flash Fill for at få efternavnet i kolonne N. Sådan udfyldes tomme celler med 0:
- Vælg alle de celler, der skal have tal: B2: M11.
- Vælg Home, Find & Select, Gå til Special.
- Vælg Blanks, og klik derefter på OK. Du vil have alle de valgte tomme celler valgt.
-
Skriv 0 og derefter Ctrl + Enter.
Gå til Special
Resultatet: en pænt formateret oversigtsrapport.
Se video
- Consolidate er en gammel funktion i Excel
- Angiv flere områder, der skal konsolideres
- Brug etiketter i øverste række og venstre kolonne
- Irriteringer: A1 er altid tom, kolonne A sorteres ikke, tomme data
- Gå til Special, Blanks, 0, Ctrl + Enter
- Consolidate kan pege på eksterne projektmapper
Videoudskrift
Lær Excel fra podcast, afsnit 2046 - Konsolider regneark!
Jeg podcaster alle mine tip fra denne bog, klik på "i" i øverste højre hjørne for at komme til playlisten!
Okay, jeg har et fantastisk, fantastisk gammelt gammelt trick. Jeg har tre datasæt her, Q1, Q2, Q3, de har alle en lignende form, og at de har navne på venstre side, måneder går over toppen, men ikke nøjagtigt den samme form. Q1 har januar-feb-mar, Q2 har 5 måneder, jeg gætter på, at vi blev dovne og ikke regnede med at gøre dette i slutningen af juni, og nogen gjorde det endelig i slutningen af august, og så har 4. kvartal 4 måneder. Okay, den første går A: D, 2. en A: F, 3. en A: E. Forskellige navne, nogle af navnene er ens, ligesom Michael Seeley er der i dem alle, men andre navne kommer og går. Okay, dette er en fantastisk funktion, den har eksisteret for evigt. Jeg kan huske, at jeg gjorde det tilbage i 1995, selv Data, Consolidates!
Okay, vi skal bruge SUM-funktionen, jeg har aldrig brugt nogen af de andre, men jeg antager, at de er der. SUM-funktion, den første ting, vi skal gøre, er at gå tilbage til Q1 og pege på dette interval, disse fire kolonner, klik på Tilføj, og gå derefter til Q2, vælg disse kolonner, klik på Tilføj og derefter Q4, vælg disse kolonner . Okay, marker dette afkrydsningsfelt for Brug etiketter i øverste række og venstre kolonne, den Gennemse-knap betyder, at disse datasæt kan være i forskellige projektmapper! Opret links til kildedata, vi vil tale om den i slutningen. Når jeg klikker på OK, får de hvert navn, der findes på en af de 3 lister, månederne der på nogen af de 3 lister, og vi har nu denne fantastiske superset, okay, irritationer!
Dette er en fantastisk funktion, men her er de ting, der bare hackede mig af. De giver mig ikke etiketten i A1, de gider ikke at sortere dataene, der går ned, og hvis nogen ikke havde en post i den første, giver de mig blanke i stedet for nuller. Okay, for at udfylde emnerne med nuller, Hjem, Find og vælg, Gå til Special, vælg Emnerne, klik på OK, skriv et nul, Ctrl + Enter udfylder dem. Let nok til at sortere data, Data, AZ og det vil sortere dataene, okay. Opret links, jævn, det fungerer aldrig rigtigt, okay, opret links, for Opret links skal arbejde, det skal være i en ekstern projektmappe. Okay, så jeg skal klikke på Gennemse her, jeg oprettede en arbejdsbog kaldet OtherWorkbook, og dataene er i A1: D7, klik på Tilføj, okay, og der er den første. De næste data er i G1: L8, så jeg vil gennemse OtherWorkbook, G1: L8,klik på Tilføj, okay. Så nu har jeg to referencer til andre projektmapper, øverste række, venstre kolonne, Opret links til kildedata. Excel-hjælp siger, at når du først bruger Opret-links, vil kildedataene aldrig være i stand til at redigere disse intervaller, klik igen på OK, og her er hvad vi får.
Okay, første ting, det ser ud til, at det gav os resultaterne, det gav os resultaterne, men der er en ekstra kolonne B her, og vi har gruppe og oversigt. Og når vi går til nummer 2-visningen, ah. Så ideelt set er det, du ville have, at du havde en projektmappe kaldet januar og en anden projektmappe kaldet februar, og den vil vise dig her er januar, her er februar. Her er det samlede beløb for Mike Seeley, disse er formler, der peger på dette salg, og så er her en sum af disse to, okay, det er underligt.
Hvis du rent faktisk bruger dette hele tiden, vil jeg gerne høre fra dig i YouTube-kommentarerne. Jeg er sikker på, at der er en nemmere måde at gøre det for mig på, aldrig gjort det i mit liv, en gang før i dag og derefter i dag, bare på den måde kunne jeg forklare det, okay. Konsolider dog, når vi konsoliderer ark fra den aktuelle projektmappe, fantastisk, fantastisk trick. I morgen skal vi sammenligne flere konsolideringsintervaller, pivottabeller, men alle disse tricks findes i bogen. Klik på "i" i øverste højre hjørne for at komme til den bog.
Konsolider, gammel, gammel funktion i Excel, du angiver flere områder, der skal konsolideres, jeg markerer altid afkrydsningsfeltet for øverste række og venstre kolonne. Resultaterne er gode, men A1 er tom, kolonne A sorteres ikke, og der er tomme felter i dataene, brug Gå til specielle emner, skriv en 0, Ctrl + Enter for at udfylde disse emner. Og så det sidste eksempel der, konsolidere kan pege på eksterne projektmapper, kan være nyttigt!
Okay hej, jeg vil takke for at komme forbi, vi ses næste gang til endnu en netcast fra!
Download fil
Download eksempelfilen her: Podcast2046.xlsm
