Roligt og uden fanfare har Microsoft ændret standardadfærden til håndtering af tomme celler i en pivottabelkilde. I mine live Power Excel-seminarer kan jeg stole på, at mindst en person spørger mig, når jeg kommer til afsnittet om pivottabellen for dagen: "Hvorfor tæller mine pivottabeller som standard i stedet for sum, når jeg trækker indtægter til pivottabellen . " Hvis du har Office 365, kommer der en ændring til Excel for at reducere antallet af gange, dette sker.
Når jeg får spørgsmålet, forklarer jeg, at det er en af to ting:
- Er der nogen chance for, at du har en eller flere tomme celler i kolonnen Indtægter?
- Jeg viser, at når jeg opretter en pivottabel, vælger jeg en celle i kildedataene. Men jeg ved, at mange mennesker vælger hele kolonnen, såsom A: I. Jeg sætter pris på denne idé, for hvis du tilføjer flere data senere, bliver den en del af pivottabellen med et klik på Opdater.
Bemærk
For de mennesker, der vælger hele kolonnen, vil jeg normalt foreslå at konvertere deres pivottabelkildedata til en tabel ved hjælp af Ctrl + T. Alle data, der er indsat under tabellen, bliver også en del af pivottabellen med et klik på Opdater. Dette blev dækket af Podcast 2149.
Tidligere er her, hvad der ville ske:
Du har en enkelt tom celle i dine pivottabeldata.
Hvis du markerer indtægter i listen over pivottabeller, flyttes den til området Rækker i stedet for området Værdier. Dette er sjældent, hvad du vil have.
Folk, der rutinemæssigt har dette problem, har normalt lært, at du vil trække indtægter til området Værdier. Men dette ville mislykkes, for nu får du en optælling i stedet for en sum.
Tænk over, hvad der skete: En enkelt tom celle i indtægtskolonnen vil medføre en optælling i stedet for sum. For de mennesker, der vælger A: I i stedet for A1: I564, vælger du i det væsentlige 563 numeriske celler og 1.048.012 tomme celler.
Den nye forbedrede funktion
Det smukke ved at være Office 365-abonnent er, at Excel-teamet kan skubbe opdateringer ud hver tirsdag i stedet for en gang hvert tredje år. Jeg begyndte at bemærke for et par seminarer siden, at hvis jeg demonstrerer "problemet" med en tom celle, ville Excel korrekt give mig en sum af indtægter i stedet for en optælling.
Efter mine seneste seminarer i Fort Wayne, Atlanta og Nashville nåede jeg ud til Ash i Excel-teamet. (Nogle af jer husker muligvis de nye tip fra Ash hver onsdag, hvor mine seneste 40 dage med Excel "-serien er skåret ud.) Ash bemærker, at nogen skrev til Excel-teamet, der rapporterede en fejl, at Excel ville genkende en kolonne som tekst, hvis kolonnen indeholder en blanding af tal og tomme celler. Excel-teamet lappede fejlen.
Nu - selv med en tom celle som vist i figur 1, kan du oprette følgende pivottabel i fem museklik:
- Indsæt
- Drejetabel
- Okay
- Afkrydsningsfeltregion
- Afkrydsningsfelt Indtægter
Funktionen har allerede gjort det til Microsoft Insiders Channel. Det har også nået den månedlige (målrettede) kanal. Det er bestemt i version 1804, selvom det måske har været i tidligere versioner. Hvis din it-afdeling har sat dig op til kvartalsopdateringer, skal du se efter version 1804 for at ankomme, og problemet bliver løst.
Bemærk, at den nye adfærd kun gælder for data, hvor kolonnen indeholder tal eller tomme celler. Hvis din kolonne indeholder ord som "Ingen" eller "Ikke relevant" eller "Nul", vil du fortsætte med at få en optælling i stedet for en sum. Også - pas på den person, der rydder en celle ved at trykke på mellemrumstasten et par gange. En celle, der indeholder "" er ikke en tom celle. Den bedste måde at rydde en celle på er at vælge cellen og trykke på Delete-tasten.
