Bemærk
Katie Sullivan er projektleder i Microsoft Word-teamet. For dette tip vender jeg podiet til Katie.
Mens Excel-fans undertiden driller, at Word og PowerPoint er freeware-apps, der følger med Excel, er der tidspunkter, hvor Microsoft Word tilbyder en funktion, som Excel ikke gør. I disse tilfælde er det fornuftigt at kopiere dine data fra Excel, indsætte i Word, udføre kommandoen og derefter kopiere tilbage til Excel. Her er nogle eksempler på teknikker, der håndteres bedre i Word end i Excel.
Teknik 1: Konverter til øvre, nedre, korrekt
Hvis du skal konvertere fra store til små og små bogstaver, har Word en tastetrykgenvej. Kopier dataene til Word, og skift sagen ved hjælp af Shift + F3.
Teknik 2: Tilføj kugler
Hvis du vil tilføje kugler til Excel-celler, er det meget lettere i Word end i Excel. Kopier cellerne til Word, og anvend en punkttegn. Kopier fra Word, og indsæt tilbage til Excel. Du skal muligvis bruge ikonet Reducer indrykning et par gange.
Tip
Hvis du har en række celler, der indeholder tekst, skal du vælge området og trykke på Ctrl + 1 for at åbne dialogboksen Formater celler. Vælg derefter Brugerdefineret på fanen Nummer på listen til venstre. Klik i boksen Type og ryd det, der er der. Hold alt = "" nede, mens du trykker på 7 på det numeriske tastatur. En kugle skal vises. Indtast et mellemrum og derefter et @.
Teknik 3: Visualiser og farveformler
Hvis du har en massiv lang formel, sig en med 10 indlejrede IF-udsagn, kan du indsætte i Word og bruge farver og Shift + Enter for at rumme formlen for at give mening. (En tilbagevisning fra Excel-teamet: Du kan udvide formellinjen og bruge Alt + Enter til at opdele en formel i mange linjer. Eller du kan bruge den store RefTreeAnalyser-tilføjelse fra Jan Karel Pieterse.
Teknik 4: Hurtigere SmartArt
Word tilbyder indstillingen Konverter tekst til SmartArt. Mens Excel også tilbyder SmartArt, er det ikke særlig praktisk der, fordi du skal kopiere posterne en ad gangen til SmartArt-ruden.
Teknik 5: Uddrag data fra en PDF
Sig, at nogen har en Excel-projektmappe og gemmer den projektmappe som en PDF. De sender det til dig. Dette er irriterende, og de vil tydeligvis ikke have dig til at genbruge dataene. Hvis du åbner PDF-filen i Acrobat Reader, kopierer dataene og indsætter i Excel, vil den slappe af i en enkelt kolonne. Men her er hemmeligheden: Indsæt disse data først i Word. Rækkerne og kolonnerne indsættes korrekt. Du kan derefter kopiere fra Word og indsætte tilbage i Excel. (Hvis du sidder fast i en version før 2013 af Office, anbefaler jeg Able2Extract.)
De originale data vises til venstre nedenfor, og du kan se til højre, og hvordan det ser ud, når du indsætter direkte fra PDF til Excel. Du kan se, at dataene "afvikles", hvor B1: C1 går til A2: A3 og så videre.
Indsæt de samme data i Word.
Kopier fra Word og indsæt til Excel.
Dataene forbliver i den oprindelige rækkefølge. Du kan ikke anvende Word Wrap og justere kolonnebredderne for at komme tilbage til de originale data.
Teknik 6: Skift formatering af ord i Excel
Hvis du har sætninger med tekst i Excel, er det muligt at vælge et ord i redigeringstilstand og ændre farven på det ord. Men globalt at ændre farven på alle forekomster af ordet i Excel er kedeligt. I stedet skal du indsætte dataene i Word og trykke på Ctrl + H. Skift hund til hund. Klik på Mere >> og vælg derefter Format, skrifttype. Vælg rød. Klik på Erstat alle.
Kopier fra Word, og indsæt tilbage til Excel. Figuren nedenfor viser, hvad du ender med.
Teknik 7: Udskift mens du opretter tegnformatering
Word håndterer også et lignende problem: at erstatte tekst, men lade tekstformateringen være som den er. Nedenfor er en undersøgelse om det bedste kæledyr. Nogen har fremhævet visse ord i teksten.
Brug Ctrl + H til at lave en Find og erstat som vist til venstre. Når du bruger Erstat alle, hvis en sætning blev ændret, går dine celleformater tabt. I nedenstående figur forbliver gennemstregningen i første række, fordi den række ikke havde en forekomst af ordet hvalp og derfor ikke blev ændret.
Kopier til Word for at beholde formateringen i den originale tekst. Udskift i Word. Kopier fra Word, og indsæt tilbage til Excel.
Tak til Katie Sullivan (en projektleder i Word-teamet!) For at bidrage med dette tip. Katie foretrækker klart hunde frem for katte. Tak til Glenna Shaw og Oz du Soleil for at bidrage med ideer til dette tip.
