Dette tip er en udvidelse af sidste uges Excel-tip. Du kan bruge kommandoen Gå til speciel til at vælge de tomme celler fra et interval. Dette er en god Excel-teknik til oprydning af data i en pivottabel.
Drejetabeller er vidunderlige værktøjer. Men hvad hvis din pivottabel kun er et mellemliggende trin i dine datamanipulationer, og du vil gøre yderligere brug af de opsummerede data i pivottabellen? Jeg modtog regelmæssigt 5000 rækker data fra et ældre mainframesystem. Disse data har kolonner for produkt, måned, region, status og antal. Jeg havde brug for at opsummere dataene i en pivottabel med måneder, der går på tværs af toppen, produkt, region og status, der går ned ad rækkerne. Drejetabeller gør dette til et øjeblik.
Derfra havde jeg brug for at tage dataene fra pivottabellen og importere til Access. Som du kan se, er standard-drejetabellen ikke egnet til dette. Excel bruger en konturstil, så hver region kun vises en gang med tomme celler, der følger den, indtil Region Subtotal. Celler i datasektionen uden data er tomme i stedet for numeriske. Jeg vil heller ikke have subtotaler i dataene.
Fra og med Excel 97 er der muligheder for pivottabellen til at styre noget af denne adfærd.
Dobbeltklik på feltnavnet for regionen i dialogboksen Pivottabellayout. I afsnittet subtotaler skal du klikke på alternativknappen for "Ingen". Dette vil slippe af med de uønskede subtotaler.
I Excel 2000 fører indstillingsknappen dig til en dialog, hvor du kan angive "For tomme celler skal du vise:" og udfylde et nul, så du ikke har en tabel fuld af tomme celler.
For yderligere at manipulere pivottabellen skal du gøre det ikke længere til en pivottabel. Hvis du prøver at ændre celler i en pivottabel, fortæller Excel dig, at du ikke kan ændre en del af en pivottabel. Følg disse trin for at skifte fra en pivottabel til bare værdier:
- Flyt cellemarkøren uden for drejetabellen.
- Hvis pivottabellen starter på række 1, skal du indsætte en ny række 1.
- Start fremhævning i den nye tomme række 1, og træk ned for at vælge hele drejetabellen.
- Gør Ctrl + C (eller Rediger - Kopi) for at kopiere dette interval.
- Med det samme område valgt skal du redigere - indsætte specielle - værdier - OK for at ændre pivottabellen til bare statisk værdi.
Men her er det rigtige tip til denne uge. Skriver Jennifer
Jeg er løbende stødt på problemet med at bruge pivottabelindstillingen for at opsummere reams af data, men det udfylder ikke rækkerne under hver ændring i rækkategori. Ved du, hvordan du får pivottabellen til at udfylde under hver ændring i kategori ?? Jeg har været nødt til at trække og kopiere hver kode ned, så jeg kan lave flere pivottabeller eller sortering. Jeg har forsøgt at ændre indstillingerne i pivottabellen til ingen nytte.
Svaret er ikke let at lære. Det er ikke intuitivt. Men hvis du hader at trække disse celler ned, vil du elske at tage dig tid til at lære denne proces! Følg med - det virker langt og trukket ud, men det virker virkelig. Når du først har fået det, kan du gøre dette på 20 sekunder.
Der er faktisk 2 eller 3 nye tip her. Lad os sige, at du har 2 kolonner til venstre, som er i omridsformat, der skal udfyldes. Fremhæv fra celle A3 helt ned til celle B999 (eller hvad din sidste række data er.)
Trick nr. 1. Valg af alle de tomme celler i dette interval.
Tryk på Ctrl + G, alt = "" + S + K, og indtast derefter. hej?
Ctrl + G åbner dialogboksen GoTo
Alt + S vælger knappen "Special" i dialogboksen
Dialogen Goto-Special er en fantastisk ting, som kun få kender til. Tryk på "k" for at vælge "blanks". Klik på enter eller klik på OK, og du har nu valgt kun alle de tomme celler i pivottabellens omridsekolonner. Dette er alle de celler, som du vil udfylde.
Trick nr. 2. Se ikke skærmen, mens du gør dette - det er for skræmmende og forvirrende.
Tryk på ligetasten. Tryk på pil op. Hold Ctrl nede, og tryk på Enter. At ramme er lig, og pil op siger: "Jeg vil have, at denne celle skal være ligesom cellen over mig." At holde Ctrl nede, når du trykker på enter, siger: "Indtast den samme formel i hver valgt celle, som takket være trick nr. 1 er alle de tomme celler, som vi ønskede at udfylde.
Trick nr. 3. Hvilket Jennifer allerede ved, men er her for fuldstændighed.
Du skal nu ændre alle disse formler til værdier. Vælg alle cellerne i A3: B999 igen, ikke kun emnerne. Tryk på Ctrl + C for at kopiere dette interval. Hit alt = "" + E og derefter sv (enter). at indsætte særlige værdier disse formler.
Ta-da! Du vil aldrig bruge en eftermiddag manuelt på at trække kolonneoverskrifter ned i en pivottabel igen.
