Dagens spørgsmål: Marcia har brug for at få en liste over alle afgiftsfaktura-PDF-filer fra en mappe til et Excel-regneark. Dette er let at gøre, hvis du bruger Excel 2016 på en Windows-pc ved hjælp af de nye Get & Transform Data-værktøjer.
Hvis du har Excel 2010 til Windows eller Excel 2013 til Windows, skal du downloade det gratis Power Query-tilføjelsesprogram fra Microsoft. Gå til din foretrukne søgemaskine, og skriv "Download Power Query" for at finde det aktuelle link. (Microsoft elsker at skifte webadresser hvert kvartal, og min fantastiske web fyr hader, når vores links er forældede, så jeg vil ikke engang prøve at sætte et link her.)
Videoen nedenfor viser dig de komplette trin, men her er oversigten:
- Start fra et tomt regneark
- Data, få data, fra fil, fra mappe
- Gå til mappen
- Klik på Rediger i stedet for Indlæs
- Åbn filterrullelisten på filtype, og fjern alt, hvad der ikke er en PDF
- Åbn filteret i mappen, og fjern eventuelle undermapper til affald
- Behold kun filnavn og mappe - højreklik på hver kolonneoverskrift og vælg Fjern
- Træk mappeoverskrift til venstre for filoverskrift. Dette gør det muligt for fusionen at arbejde.
- Vælg begge kolonner. Klik på en overskrift. Skift + Klik på den anden overskrift.
- Vælg Tilføj kolonne, Flet kolonner, Indtast et nyt navn til kolonnen. Klik på OK.
- Højreklik på overskriften til den nye kolonne og Fjern andre kolonner
- Hjem, luk og indlæs
- Den fantastiske del … du kan opdatere forespørgslen senere. Klik på ikonet Opdater i panelet Forespørgsler og forbindelser.
Mens Power Query er utroligt stærk, er dette en af mine foretrukne opgaver. Jeg vil ofte køre en VBA-makro på hver fil i en mappe. At få en liste over alle PDF-filer i en mappe er et godt udgangspunkt.
Se video
Videoudskrift
Lær Excel fra podcast, afsnit 2181 - Liste mappefiler i Excel!
Hej, velkommen tilbage til netcast, jeg er Bill Jelen. Dagens spørgsmål, nogen har en liste over afgiftsfaktura PDF-filer i en mappe, og de har brug for at få listen over alle disse filnavne i Excel. Okay, og en måde at gøre det på er at skrive dem alle eller kopiere og indsætte fra Windows Stifinder, men der er et godt værktøj, der kan løse dette. Og mit første spørgsmål var "Nå hvilken version af Excel har du?" For hvis du tilfældigvis har Excel 2016, vil de have denne fantastiske nye funktionalitet kaldet "Get & Transform Data"! Nu i Office 365 er det på venstre side, jeg tror, at det i den originale version af Excel 2016 var i den tredje gruppe, okay, så se bare efter Get & Transform. Hvis du er i Excel 2010 eller Excel 2013 til Windows, kan du downloade Power Query, og du har din egen fane med de nøjagtige ting.
Lad os nu se hurtigt på denne mappe, okay, jeg har lige oprettet en falsk mappe her med nogle falske data. Du vil se, at der er Excel-filer i denne mappe og PDF-filer, jeg vil kun have PDF'erne, og der er også nogle undermapper, jeg vil ikke have disse PDF-filer, jeg vil kun have PDF'erne i hovedmappen. Så C: Budgetter, jeg skal kopiere det og derefter komme tilbage her til Excel, og vi vil sige, at vi vil hente data, fra en fil, fra en hel mappe, sådan og derefter skriv mappestien derinde, eller brug knappen Gennemse, en af dem. Og når du får denne første skærm, vil du helt sikkert redigere, og nu er vi i Power Query-editoren.
Okay, så mit mål her, jeg har ikke brug for indholdet, så jeg skal højreklikke og sige Fjern den kolonne. Der er min liste over filer, jeg vil kun have PDF-filer, så hvis der er noget, der ikke er en PDF, vil jeg kun have PDF-filer. Klik på OK, jeg kan se, det er bare PDF-filerne. Ah, og se så herover, se, nu trækker de ting ind fra bare den originale mappe og fra Garbage-mappen, så jeg åbner dette, og jeg fjerner markeringen fra alt, hvad der ikke er den originale mappe. Okay, så nu har jeg en dejlig lille liste, og denne liste er, ved du hvad, 9 poster, men i virkeligheden ved jeg, at de sandsynligvis har, du ved, snesevis eller hundreder af disse. Okay, jeg har ikke brug for andre ting nu, så jeg kan højreklikke og fjerne disse kolonner.
Okay, hvad jeg virkelig har brug for her nu er, at jeg har brug for mappestien og filnavnet sammen. Okay, så jeg skal tage FolderPath og trække det til venstre og slippe det der, og derefter det magiske trin her: I almindelig Excel bliver vi nødt til at gøre sammenkædning for dette, men hvad jeg skal gøre er, jeg Jeg vil flette kolonner. Så jeg vil tilføje kolonne og vælge Flet kolonner, separatoren bliver Ingen, den nye kolonne kaldes Filnavn, og klik på OK, okay, så vi har mappenavnet, skråstreg og filnavnet , sådan. Nu er det faktisk det eneste, vi har brug for, så jeg skal højreklikke og sige Fjern de andre kolonner og derefter endelig Hjem, Luk og indlæs, og vi får et helt nyt ark med vores data. Okay nu, det kommer ind som en tabel, og så vil jeg bare kopiere dette, Ctrl + C,og kom så herhen, hvor jeg virkelig ville have dataene heroppe, og indsæt specielle værdier, klik på OK. Nu er det ikke længere en tabel, det er bare mine rene data sådan, og nu er her den virkelig smukke ting ved dette.
Så vi satte dette op en gang, og wow, det tog mindre end 3 minutter at opsætte, men lad os vende tilbage til den budgetmappe, og lad os flytte nogle ting rundt. Lad os tage en af disse affaldsposter, og vi kopierer den op til hovedmappen, Ctrl + V, okay, så nu er der flere ting her, der er 10 PDF-filer i stedet for 9. Hvis jeg kommer her, hvor forespørgslen er, og over på højre side af skærmen, i Forespørgsler og forbindelser, skal du muligvis gøre dette bredere, jeg har allerede gjort min bredere, du vil se vores budgetter med 9 rækker indlæst. Jeg skal klikke på det lille opdateringsikon her, og meget hurtigt har Budgets nu 10 rækker indlæst. Så det henter de nye poster, du opsætter dette en gang, og så kan du bare opdatere for at få de nye data.
Nå, dette er det punkt i podcasten, hvor jeg normalt beder dig om at købe min bog, men i stedet vil jeg i dag bede dig om at købe denne bog "M er til (DATA) ABE" af Ken Puls og Miguel Escobar. En FANTASTISK bog, der vil lære dig alt om brug af Power Query eller Get & Transform Data, alt hvad jeg lærte om Power Query, lærte jeg fra denne bog.
OK, afslut med denne episode: Vores mål er, hvordan du importerer en liste med filnavne til Excel, hvis du har Excel 2016, kan du bruge de nye Get & Transform Data. Hvis du ikke har 2016, men du har en rigtig version af Excel, der kører under Windows, kan du downloade det gratis Power Query-tilføjelsesprogram, der er til Excel 2010 eller Excel 2013. Det fungerer ikke på din Android-telefon eller din iPad eller din iPhone eller Surface RT eller din Mac, det er kun til Windows-versioner af Excel. Så vi starter fra et tomt regneark, Data, Hent data, Fra fil, Fra mappe, indtast mappenavnet eller Gennemse, sørg for at klikke på Rediger i stedet for Indlæs. Og så på filteret, filtrer på filtypen for at slippe af med noget, der ikke er en PDF, filtrer på mappenavnet for at slippe af med alle affaldsundermapper. Opbevar kun filnavnet og mappen,så højreklik på de andre og sig Fjern kolonne, træk derefter mappeoverskriften til venstre for filen, der gør det muligt for fletningen at fungere. Vælg begge kolonner, og vælg derefter Flet kolonner på fanen Tilføj kolonne, skriv et nyt navn, klik på OK, og højreklik på den nye kolonne, og fjern de andre kolonner, hjem, luk og indlæs, og det giver dig din liste. Den fantastiske del, du kan opdatere forespørgslen senere ved at bruge dette opdateringsikon over i Forespørgsler og forbindelser.du kan opdatere forespørgslen senere ved at bruge dette opdateringsikon over i Forespørgsler og forbindelser.du kan opdatere forespørgslen senere ved at bruge dette opdateringsikon over i Forespørgsler og forbindelser.
Nå hej, jeg vil gerne takke dig for at komme forbi, vi ses næste gang til endnu en netcast fra!
For at lære om Power Query anbefaler jeg denne bog af Ken Puls og Miguel Escobar.
M er til (DATA) ABE »
