Jeg talte med Steve i telefon forleden da jeg kom på ideen til dette tip. Steve havde en tabel med månedlige salgstal i Excel. Fordi to produktlinjer var blevet flettet, havde Steve brug for at tilføje alle salgstallene fra produkt D i salgstallene for produkt C. Da jeg lyttede over telefonen, gjorde Steve hvad vi alle gør: han indsatte en tom Excel-række, indtastede en Excel-formel til at opsummere cellerne, brugte derefter pasta-special-værdier til at indsætte resultatet oven på de originale tal for produkt C, derefter slettede det gamle produkt D og den midlertidige tomme række. Der er en hurtigere måde - at bruge Indsæt speciel tilføjelse i stedet for Indsæt specielle værdier.
Hvis du har arbejdet med regneark siden Lotus 1-2-3 dage, så ved du, hvordan / Område værdieceller med formler for at ændre posterne fra formler til værdier. Da du skiftede til Excel, lærte Excel-hjælp os at bruge Rediger> Indsæt specielt> Værdier til at opnå det samme. Efter at have knurret over at skulle lære en ny metode, begyndte vi alle hurtigt at bruge "Indsæt specielle værdier" (hvis du er en rigtig tastaturmøtrik, huskede du alt-esv-genvejen udenad) og fortsatte med vores liv.
For alle, der ikke ved, hvordan man bruger Indsæt specielle værdier: gennemgå Deltag tekst i Excel.
Her er denne uges tip: Har du nogensinde set på dialogboksen Indsæt speciel og spekuleret på, hvad alle disse andre muligheder virkelig gør?
Lad os se på afsnittet "Drift" i dialogboksen PasteSpecial. Med indstillingen "Tilføj" kan du fremhæve et rektangulært celleområde, bruge Rediger> Kopiér for at kopiere dem til udklipsholderen og derefter bruge Rediger> Indsæt specielt> Tilføj for at tilføje disse værdier til et andet celleområde. Dette vil gøre Steves opgave meget enklere.
Lad os se på Steves eksempel. Han ønsker at tilføje hver måneds salgstal fra vare D til den tilsvarende måned for vare C. Først fremhæver Steve celler B4: M4 og rammer Rediger> Kopi.
Dernæst fremhæver han celle B3, vælger Rediger> Indsæt speciel og vælg Tilføj fra sektionen Drift i dialogboksen Indsæt speciel.
Klik på OK, og Excel tilføjer cellerne fra udklipsholderen til de eksisterende værdier for vare C.
Steve kan nu slette punkt D og fortsætte sin vej. Denne metode er hurtigere og mindre tilbøjelig til fejl end at indsætte en række, indtaste formlen, ændre formlerne til værdier og indsætte de originale figurer. Det er ikke meget hurtigere, men hver bit hjælper.
Indsæt speciel kan også bruges til at anvende en enkelt værdi på en række celler. For eksempel, hvis du har 1000 celler, der alle er negative, og du skal ændre dem for at være positive:
- Find en midlertidig celle, og indtast -1 som værdien i den celle
- Kopier den midlertidige celle
- Fremhæv dit 1000 celleområde
- Brug Rediger> Indsæt speciel> Multiplicer for at multiplicere alle disse 1000 celler med negativ 1.
Så næste gang du finder dig selv ved at indsætte en midlertidig række for at udføre en beregning, skal du prøve disse andre muligheder, der findes i dialogboksen Indsæt speciel for at forenkle dit liv.
