Steve, en klient fra Carolinas, stillede spørgsmålet, der førte til dette tip. Det er almindeligt, at data importeret fra et eksternt system har et datofelt. Der er en enkel metode med i en pivottabel at konvertere datofeltet til uger, måneder, kvartaler eller år.
Pivottabeller er en virkelig fantastisk funktion i Excel. Hvis du ikke er fortrolig med, hvordan du opretter en pivottabel, skal du gennemgå Excel Pivot Table Advanced Tricks.
Jeg bruger pivottabeller temmelig ofte og opdagede for nylig evnen til automatisk at gruppere datoer i måneder eller år til analyse i pivottabeller.
Ved hjælp af den normale pivottabelguide er det ret ligetil at tage data som vist til venstre og oprette pivottabellen vist nedenfor. Denne grundlæggende pivottabeller har datoer, der går ned ad siden, regioner der går over toppen.
Tilbage i dagene af Excel 95, hvis du ville erstatte de daglige datoer med måneder, var du nødt til at ty til at indsætte en ny kolonne i dine kildedata med funktionen dag (). I dagens version af Excel er der en lettere måde.
For at starte skal du højreklikke på datofeltet i din pivottabel. Fra pop op-menuen skal du vælge Gruppe og Kontur og derefter vælge Gruppe …
Bemærk, at denne indstilling kun er tilgængelig for felter i række- eller søjledelen i pivottabellen. Hvis du vil gruppere et felt i sidesektionen i en pivottabel, skal du først trække det ned til kolonner, gruppere det og derefter trække det tilbage op til sidesektionen.
Excel tilbyder 7 standardgrupperingsniveauer. Du kan vælge en eller flere af disse i dialogboksen Gruppering. Hvis du vælger et enkelt grupperingsniveau, forbliver pivottabelfeltet (i dette tilfælde InvDate) som et felt, men vises nu grupperet til det bestemte niveau.
Hvis du tilfældigvis vælger flere grupperingsniveauer (f.eks. Måned, kvartal, år), tilføjer Excel et nyt felt til pivotfeltlisten for 2. og 3. gruppe. Som standard tildeler Excel et navn som "kvartaler" eller "år" til disse senere drejetabeller. Dette tip er således en god løsning på spørgsmålet: "Hvorfor har min drejetabel ekstra felter kaldet" År ", som ikke ser ud til at være i mine kildedata?"
Excels standard navngivningskonvention for 2. og 3. grupperingsniveau lader meget tilbage at ønske, når du har 2 datofelter i din pivottabel, og du grupperer dem begge op til måneder, kvartaler og år. Lad os sige, at du har et felt til forfaldsdato og et andet felt til faktisk afslutningsdato. Hvis du grupperer begge disse felter op til måneder, kvartaler og år, vil pivotfeltlisten tilbyde kvartaler og år to gange, og du bliver nødt til at huske i hvilken rækkefølge du har tilføjet felterne, når du senere trækker dem fra pivotfeltlisten til drejetabellen. Af denne grund foreslår jeg at bruge feltinformationsdialogen til at omdøbe feltet fra år til noget mere meningsfuldt.
Efter at du har angivet, at du vil have InvDate grupperet efter måned, genberegner pivottabellen og skjuler datoerne ned til en pr. Måned. Dette er en meget effektiv metode til at give oversigtsvisninger af data med en datakomponent.
