Jeg underviser i en klasse om Power Excel ved University of Akron. Selvom det annonceres som en avanceret klasse, er der altid nogle grundlæggende begreber, som de studerende ikke ser ud til at kende. Jeg er forbløffet over, hvordan de enkleste teknikker vil skabe mest spænding. Dette er et af disse tip.
I dag skrev Sajjad fra Dubai med et spørgsmål. Han har en database med fornavn i kolonne A og efternavn i kolonne B. Hvordan kan han flette fornavn og efternavn til en enkelt kolonne?
Dette er et af de spørgsmål, som du aldrig kan finde i Excel-hjælp, fordi ingen tænker at søge efter ordet "sammenkædning". Heck, jeg tror ikke, at nogen normal person nogensinde bruger ordet sammenkædning. Hvis du ikke ved at søge efter sammenkædning, lærer du aldrig, at sammenkædningsoperatøren er et ampersand.
Start med en grundlæggende formel =A2&B2
Dette giver dig resultatet vist i C2 nedenfor:
Dette er en god start. Vi skal dog sammenkæde fornavn, mellemrum og efternavn. Prøv denne formel:
=A2&" "&B2
Derefter er spørgsmålet: vil du skrige MICKEY MANTLE, eller vil du hellere sige Mickey Mantle? Hvis du vil ændre navnet til korrekt sag, skal du bruge =PROPER()funktionen.
=PROPER(A2&" "&B2)
Derefter vil du kopiere formlen ned til alle cellerne i kolonnen. En genvejsmetode til dette er at dobbeltklikke på udfyldningshåndtaget, mens celle C2 er valgt. Fyldhåndtaget er den mørkere firkantede prik i nederste højre hjørne af cellemarkøren. Prikken ser sådan ud:
Når din musemarkør er nær prikken, skifter musemarkøren til et kryds som dette.
Dobbeltklik, og formlen kopieres ned til alle cellerne i området.
Bemærk: Excel bruger kolonnen til venstre, når man finder ud af, hvor langt der skal kopieres celler efter dobbeltklik. Hvis du tilfældigvis havde en tom celle i B8, stoppede dette trick ved række 7. Overlad det til Cher at forårsage et problem.
Hvis dette er tilfældet, kan du få fat i fyldhåndtaget og trække ned til alle rækkerne for at kopiere formlen.
Bemærk 2: Den korrekte funktion er fremragende, men den aktiverer ikke efternavne som McCartney korrekt (Se celle C7). Du bliver nødt til manuelt at gå igennem og kapitalisere C efter Mc. Det ville også have et problem med VanHalen. Er dette en smerte? Ja - men det er lettere at rette et par celler end at indtaste alt i korrekt tilfælde.
Konvertering af formler til værdier
Nu hvor du har Fornavn Efternavn i kolonne C, kan du blive fristet til at slette kolonne A & B. Du kan ikke gøre dette endnu. Hvis du sletter kolonne A & B, ændres alle formler i kolonne C til #REF! fejl. Denne fejl siger: "Hej - du fortalte mig, at værdien i denne kolonne skulle være fra A2 & B2, men du slettede disse celler, så jeg ved ikke, hvad jeg skal sætte her!".
Løsningen er at ændre formlerne til værdier, før du sletter kolonne A & B. Følg disse trin:
- Fremhæv rækkevidden af celler i kolonne C
- Kopier disse celler til udklipsholderen ved hjælp af din yndlingsmetode (De 4 metoder at vælge imellem: Ctrl + C eller Rediger - Kopier fra menuen eller udklipsholderikonet på værktøjslinjen, eller højreklik og vælg kopi).
- Uden at fjerne markeringen af cellerne skal du i menuen vælge Rediger> Indsæt speciel. Vælg Værdier i dialogboksen Indsæt speciel og derefter OK. Dette trin indsætter den aktuelle værdi for hver celle i området tilbage i cellen. I stedet for at have en formel har du nu en statisk værdi. Det er sikkert at slette kolonne A & B.
Forbinde en celle, der indeholder tekst til en celle, der indeholder et tal
Generelt fungerer dette ret godt. På billedet nedenfor har jeg brugt formlen til at opbygge en sætning, der indeholder et navn i kolonne A med en alder i kolonne C.
Tricket er, når nummeret vises i et format, og du vil have det til at blive brugt i et andet format. Datoer er et klassisk eksempel på dette. Datoen den 11. december 1943 er faktisk gemt som et antal dage siden 1. januar 1900. Hvis jeg forsøger at slutte mig til teksten i kolonne A med datoen i kolonne B, får jeg et fjollet udseende resultat.
Løsningen er at bruge =TEXT()funktionen. Tekstfunktionen kræver to argumenter. Det første argument er en celle, der indeholder et tal. Det andet argument er et brugerdefineret nummerformat, der angiver, hvordan nummeret skal vises. Den følgende formel giver et pænt formateret resultat.
Der er mange seje teknikker, der blev dækket af dette tip.
- En formel til at forbinde 2 kolonner med tekst ved hjælp af ampersand som en sammenkædningsoperator
- Sådan sammenføjes en celle til en tekstværdi
- Sådan bruges PROPER-funktionen til at ændre navne til den korrekte sag
- Hvorfor får du en #REF! fejl
- Sådan bruges Indsæt specielle værdier til at konvertere formler til værdier.
- Forbinde en celle, der indeholder tekst til en celle, der indeholder et tal
- Brug af TEKST-funktionen til at kontrollere visningen af en dato i en formel.
Dette koncept er genoptrykt fra Guerilla-dataanalyse ved hjælp af Microsoft Excel.
