For nylig har jeg været ude med flere Excel Power Seminarer. Når du får 150 revisorer i et rum til en latterfyldt morgen med Excel-tip og tricks, lærer jeg altid noget nyt. Nogen i publikum er i stand til at dele et sejt trick med resten af rummet.
I dagens episode har jeg en samling af nye tricks. Dette er faktisk tricks, der er bedre eller anderledes end den tilsvarende metode, der er diskuteret i bogen. De vil helt sikkert være i den næste revision af bogen.
Forresten vil jeg meget gerne komme til din by for at lave et Power Excel-seminar. Hvis du tilhører en professionel gruppe som det lokale kapitel i Institute of Managerial Accountants, Institute of Internal Auditors, AICPA, SMV osv., Hvorfor ikke foreslå, at de booker mig til en af deres kommende CPE-dage? Send din kapitelprogramformand til denne side for detaljer.
Find forskellen mellem to datoer
Jeg plejer at tale om de metoder, for at bruge =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funktioner, men der er en cool gamle funktion gemmer sig i Excel.
DATEDIF-funktionen er tilbage fra Lotus. Selvom Excel-hjælp ikke taler om denne funktion, er det en fantastisk måde at finde forskellen mellem to datoer.
Syntaksen er =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Her er de gyldige værdier, som du kan bruge til kode.
- Y - fortæller dig antallet af komplette år mellem de to datoer.
- YM - fortæller dig antallet af komplette måneder ekskl. År mellem de to datoer.
- MD - fortæller dig antallet af komplette dage eksklusive komplette måneder mellem de to datoer.
- M - fortæller dig antallet af komplette måneder. For eksempel har jeg levet i 495 måneder
- D - fortæller dig antallet af dage. For eksempel har jeg levet i 15.115 dage. Dette er en triviel anvendelse, da du bare kunne trække en dato fra en anden og formatere som et nummer for at duplikere denne kode.
De nyttige koder er de første tre koder. På showet demonstrerede jeg dette regneark. Identiske formler i kolonne D, E og F beregner DATEDIF i år, måneder og dage.
Formlen i kolonne G strenger dette sammen for at skabe tekst med længden i år, måneder og dage.
Du kan kombinere dette i en enkelt formel. Hvis celle A2 indeholder tilslutningsdatoen, skal du bruge følgende formel i B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Summen af synlige celler
Tilføj en SUM-funktion under en database, og brug derefter AutoFilter til at filtrere databasen. Excel inkluderer irriterende de skjulte rækker i summen!
I stedet skal du følge disse trin:
- Brug Data - Filter - AutoFilter til at tilføje dropdown-filerne til AutoFilter.
- Vælg et filter til et felt
- Gå til den tomme celle under en af de numeriske kolonner i databasen.
- Klik på det græske bogstav E (Sigma) i standardværktøjslinjen. I stedet for at indtaste
=SUM()vil Excel indtaste=SUBTOTAL()og bruge koderne for at forhindre, at skjulte rækker inkluderes.
Genvejstast for at gentage den sidste kommando
F4-tasten gentager den sidste kommando, du udførte.
Vælg f.eks. En celle og klik på B-ikonet for at gøre cellen fed.
Vælg nu en anden celle og tryk på F4. Excel vil gøre denne celle fed.
F4 husker den sidste kommando. Så du kan lave en celle i kursiv og derefter bruge F4 til at gøre mange celler kursiv.
Forvalg det celleområde, der skal indtastes
I bogen viser jeg dig, hvordan du bruger Værktøjer - Valgmuligheder - Rediger - Flyt markering efter Enter retning - Ret til at tvinge Excel til at flytte til højre, når du trykker på enter-tasten. Dette er godt, når du skal indtaste data, der går på tværs af en række.
Det er især nyttigt, hvis du indtaster tal på det numeriske tastatur. Tricket giver dig mulighed for at skrive 123 Enter og ende i den næste celle. Ved at holde hænderne på det numeriske tastatur kan du indtaste numrene hurtigere.
Nogen foreslog en forbedring af denne teknik. Forudvælg det område, hvor du vil indtaste dataene. Fordelen er, at når du kommer til den sidste kolonne og trykker på Enter, springer Excel til begyndelsen af næste række.
På billedet nedenfor flytter du dig til celle B6 ved at trykke på Enter.
Ctrl + Træk udfyldningshåndtaget
Jeg har vist Fill Handle-tricket mange gange på showet. Indtast mandag i A1. Hvis du vælger celle A1, er der en firkantet prik i nederste højre hjørne af cellen. Denne prik er Fill Handle. Klik på fyldhåndtaget, og træk enten ned eller til højre. Excel udfyldes tirsdag, onsdag, torsdag, fredag, lørdag, søndag. Hvis du trækker i mere end 7 celler, starter Excel igen på mandag.
Excel er virkelig godt. Det kan udvide alle disse serier automatisk:
- Mandag - tirsdag, onsdag, torsdag, fredag osv.
- Jan - Feb, Mar, Apr osv.
- Januar - februar, marts osv.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 osv.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 osv.
- 1. periode - 2. periode, 3. periode, 4. periode osv.
- 23. okt 2006 - 24. oktober 2006, 25. okt 2006 osv.
Da Excel kan udføre ALLE disse fantastiske serier, hvad ville du forvente, hvis du indtaster 1 og trækker påfyldningshåndtaget?
Du forventer måske, at du får 1, 2, 3, …
Men du får virkelig 1, 1, 1, 1, 1, …
Bogen taler om en indviklet metode. Indtast 1 i A1. Indtast 2 i A2. Vælg A1: A2. Træk påfyldningshåndtaget. Der er en bedre måde.
Indtast blot 1 i A1. Ctrl + Træk påfyldningshåndtaget. Excel udfylder 1, 2, 3. Når Ctrl holdes nede, ser det ud til at tilsidesætte udfyldningshåndtagets normale opførsel.
Nogen på et seminar sagde, at de gerne ville indtaste en dato, trække datoen og lade Excel holde datoen den samme. Hvis du holder Ctrl nede, mens du trækker påfyldningshåndtaget, tilsidesætter Excel den normale adfærd (stigning i datoen) og giver dig den samme dato i alle celler.
