I dagens episode sammenlignede jeg, hvordan man finder eller fjerner dubletter. Excel 2007 tilbyder seje nye måder at gøre dette på. De første 3 tip fungerer i enhver version af Excel. De sidste 2 metoder fungerer kun i Excel 2007.
Metode 1:
Brug den unikke mulighed i avanceret filter
- Til højre for dine data skal du kopiere overskriften fra kolonnen, hvor du vil finde unikke værdier.
- Vælg en celle i dit datasæt.
- I Data 97-2003 skal du vælge Data - Filter - Avanceret filter. I Excel 2007 skal du vælge ikonet Avanceret fra gruppen Sort & Filter på båndet Data.
- Vælg Kopier til en anden placering
- I boksen Kopier til skal du angive kopien af din overskrift. I figuren er dette celle D1
- Klik på feltet for kun unikke poster
- Klik på OK
Excel giver dig en unik liste over kunder i kolonne D.
Metode 2:
Brug en formel til at afgøre, om denne post er unik
COUNTIF-funktionen kan tælle, hvor mange poster over den aktuelle post, der matcher den aktuelle post. Tricket med at få dette til at fungere er at bruge et enkelt dollartegn i referencen. Hvis du indtaster en formel i C2, og du refererer til A $ 1: A1, siger dette, "Start fra den absolutte reference for A1 og gå ned til posten over den aktuelle post". Når du kopierer denne formel ned, forbliver den første A $ 1 den samme. Den anden A1 ændres. I række 17, vil formlen i C2 læses: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Når du har indtastet formlen i C2 og kopieret den ned til alle rækker, skal du kopiere C2: C15 og derefter bruge Rediger - Indsæt specielle værdier for at konvertere formlerne til værdier. Du kan nu sortere faldende efter kolonne C, og de unikke værdier vil være øverst på listen.
Metode 3:
Brug en drejetabel til at få unikke kunder
En pivottabel er fantastisk til at finde unikke værdier. Dette er den hurtigste måde i Excel 2000-2003.
- Vælg en celle i dit datasæt.
- Vælg Data - Pivottabel og Pivot Chart Report.
- Klik på Udfør.
- Klik på Kundefeltet i listen over pivottabeller. Klik på knappen Tilføj til.
Excel viser dig en unik liste over kunder.
Metode 4:
Nyt i Excel 2007 - Brug betinget formatering til at markere duplikater
Excel 2007 tilbyder nye metoder til at finde dubletter. Vælg række af kunder. Fra båndet Hjem skal du vælge Betinget formatering - Fremhæv celleregler - Dupliker værdier og klik på OK.
Hvis der findes et navn to gange, fremhæver Excel begge forekomster af navnet. Du vil derefter sortere alle de fremhævede celler til toppen.
- Klik på et hvilket som helst felt i kundekolonnen. Klik på knappen AZ i databåndet.
- Find en celle, der har den røde fremhævning. Højreklik på cellen. Vælg Sorter - Sæt den valgte cellefarve øverst.
Metode 5:
Nyt i Excel 2007 - Brug ikonet Fjern duplikater
Advarsel!
Denne metode er meget destruktiv! Lav en kopi af dit datasæt, før du gør dette!
- Kopier dit dataområde til et tomt afsnit på regnearket
- Vælg en celle i dit datasæt.
- Vælg Fjern duplikater på databåndet.
- Dialogboksen Fjern duplikater giver dig en liste over kolonner. Vælg de kolonner, der skal overvejes. Hvis du f.eks. Har brug for at fjerne poster, hvor både kunden og fakturaen var identiske, skal du markere afkrydsningsfeltet for begge felter.
I dette tilfælde forsøger du at få en unik liste over kunder, så vælg kun feltet Kunde.
- Klik på OK.
Excel sletter poster fra dit datasæt. Den rapporterer, at n duplikater blev fjernet, og at nn-poster er tilbage.
Som du kan se, er der mange metoder til at håndtere dubletter. Excel 2007 tilføjer to nye værktøjer til dit arsenal.
Efter min erfaring prøver revisorer ofte at finde duplikater for at opdage, om en rapport er blevet overvurderet. Da jeg skrev Excel til revisorer , dækker jeg både Excel 2003 og Excel 2007.
