Kraften ved drejetabeller - TechTV-artikler

De er tilbage !!!!

Det er dejligt at få TV-showet Call for Help tilbage til luften på TechTV Canada. Dette er mine shownotater fra mit optræden i afsnit 31.

25-års jubilæum

2004 markerer 25-året for opfindelsen, der ændrede verden - det elektroniske regneark. Tilbage i 1978 bestod et regneark af grønt hovedpapir, en mekanisk blyant og et viskelæder.

I figuren ovenfor, hvis du opdagede, at et nummer var forkert, skulle du slette alle de numre, der er markeret med rødt nedenfor.

I 1979 ændrede to fyre alt. I 1978 forestillede sig en MIT-studerende ved navn Dan Bricklin en lommeregner med en musekugle i bunden. Han troede, at det ville være sejt at kunne rulle tilbage gennem tidligere poster, ændre et tal og få alle de fremtidige beregninger opdateret. I samarbejde med Bob Frankston udviklede de verdens første elektroniske regneark. I oktober 1979 udgav de en VISIble CALCulator til Apple IIe og kaldte den VisiCalc. Her er et skærmbillede af VisiCalc

Før VisiCalc var der ingen tvingende grund til at købe en pc. Skulle virksomheder bruge tusinder af dollars på at spille MicroChess? VisiCalc kørte bogstaveligt talt hele pc-branchen, da mange virksomheder købte en pc for at køre VisiCalc. Dan Bricklin og Bob Frankston landede på forsiden af ​​Inc. Magazine. Det er Bob til venstre og Dan til højre.

I dag, hvis du besøger DanBricklin.com, kan du downloade en arbejdskopi af VisiCalc, der kører i en DOS-boks under Windows. Bemærkelsesværdigt er, at hele programmet kun er 28K !.

Pivottabeller

Ting er kommet langt på 25 år. I dag er Microsoft Excel meget kraftfuld. Den mest kraftfulde funktion i Excel er en pivottabel. Disse blev oprindeligt introduceret i midten af ​​80'erne, da Lotus Improv kom ud.

  1. Start med velformede data i Excel

    Dine data skal ikke have nogen helt tomme rækker eller kolonner. Der skal være en unik overskrift over hver kolonne. Du skal sørge for, at overskrifterne er i en enkelt række i stedet for at strække sig over to eller tre rækker. Mine eksempeldata er flere hundrede rækker fakturadata.

  2. Vælg en enkelt celle i datasættet.

    Fra menuen skal du vælge Data> Pivottabel og Pivot-diagramrapport.

  3. I guiden Pivottabel trin 1 skal du klikke på Udfør for at acceptere alle standardindstillingerne.

  4. Du får nu et nyt regneark i din projektmappe. Alle de tilgængelige felter i dit datasæt vises på Pivot Table Field List.

  5. Lad os sige, at din manager ønsker en rapport om indtægter efter region og produkt. Træk regionfeltet fra feltlisten, og slip det i rækken Felter her. Bemærk, at når musen er på den rigtige placering, ændres musemarkøren til den blå bjælke yderst til venstre på drejetabellen.

  6. Træk derefter produktfeltet fra feltlisten og slip det i afsnittet Kolonnefelter her. På det følgende billede skal du bemærke, hvordan den blå del af musemarkøren er i det andet rektangel fra toppen.

  7. Træk derefter indtægtsfeltet fra feltlisten og slip det i afsnittet Dataposter. Den blå sektion af musemarkøren er i regnearkets hovedområde.

  8. Din pivottabelrapport er komplet. Du har meget hurtigt opsummeret hundreder af rækker med data i en lille rapport til din manager.

  9. Hvis din manager er som min, vil hun se dette og sige, at det næsten er perfekt. Kunne du gentage det med produkter, der går ned i størrelse, og regioner der går over toppen? Det er her drejetabellen er fremragende.

    Du kan blot trække de grå feltoverskrifter til en ny placering for at ændre rapporten.

  10. På 2 sekunder har du ændret rapporten for at imødekomme lederens anmodning.

  11. Hvis lederen ønsker en anden visning, skal du trække produktfeltet tilbage til feltlisten og erstatte det med datofeltet.

Date Magic

  1. På billedet ovenfor har du en rapport om dagen. Uden for fabriksanlægget er det ikke mange, der har brug for at se data om dagen. De fleste ønsker et resumé efter måned. Her er den hemmelige måde at ændre den daglige rapport til en månedlig rapport. Højreklik først på fanen Datofelt. Vælg Gruppe og Vis detaljer og derefter Grupper.

  2. Vælg måneder, kvartaler og år i dialogboksen Gruppering. Klik på OK.

    Du har nu ændret din rapport fra en daglig rapport til en månedlig rapport.

Top 10 kunder

  1. Fjern datofelterne fra pivottabellen ved at trække dem tilbage mod feltlisten. Så snart ikonet skifter til et rødt X, kan du slippe museknappen for at fjerne feltet.

  2. Træk kundefeltet til pivottabellen, så du har en rapport over alle kunder. Hvis du udarbejder en rapport til vicepræsidenten, er han måske ligeglad med hele listen over kunder. Han vil måske bare se top 10 eller top 5 kunder. For at begynde skal du højreklikke på det grå kundefelt. Vælg feltindstillinger.

  3. Klik på Avanceret i dialogboksen Feltindstillinger (hvordan skulle nogen nogensinde finde dette ???).

  4. På højre side af dialogboksen Felttabelfelt Avancerede indstillinger er Top 10 Autoshow-funktionen. Vælg alternativknappen til Til. Hvis du ønsker det, skal du ændre for at vise top 5 eller 15.

  5. Jeg nævnte det ikke på showet, men du kan også sortere resultatet i denne dialog. På venstre side skal du vælge faldende og derefter Summen af ​​indtægter.

  6. Klik på OK for at lukke denne dialog. Klik på OK igen for at lukke dialogboksen Feltindstillinger. Resultatet er en rapport fra de bedste kunder, høj til lav.

Brug af AutoFormat

  1. Hvis du forsøger at formatere en pivottabel og derefter dreje den, kan din formatering gå tabt. Pivottabellens værktøjslinje tilbyder en særlig Autoformat-knap. Vælg denne knap som vist

  2. Du har nu 22 forudbyggede formater til din rapport. Brug rullepanelet til at se dem alle. Vælg et interessant format, og vælg OK.

  3. Den resulterende rapport er formateret og bevarer formateringen, selv efter at den er drejet til en ny rapport.

Resumé

Pivottabeller er meget en meget stærk funktion i Excel. For at læse mere om pivottabeller, se Guerilla Data Analysis E-Book.

Interessante artikler...