I denne video viser jeg dig en måde til hurtigt at føje manglende data til et regneark. Det er en simpel teknik, der bruger en meget grundlæggende formel, og det er et smukt eksempel på kraften i relative cellereferencer.
Nogle gange får du et sæt data, der ikke er komplette, fordi de er organiseret som en oversigt, hvor hovedoverskrifter og underoverskrifter vises kun en gang i starten af et nyt afsnit.
Dette er ikke et problem for mennesker, fordi vi kan se og forstå den overordnede struktur af dataene.
Men det fungerer ikke, hvis du vil analysere dataene ved hjælp af filtre eller pivottabeller eller endda betinget formatering. For at udskære og skære data med disse værktøjer skal du have et komplet sæt værdier i hver række.
Men det er kedeligt at indtaste denne form for manglende information manuelt i et stort datasæt, selv ved hjælp af genveje.
Heldigvis, så længe dataene er velorganiserede, kan du bruge en simpel formel til at tilføje manglende værdier.
Lad os prøve det med disse data.
For at begynde skal du vælge dataene. Hvis jeg sætter markøren i den sidste kolonne, som indeholder et komplet sæt værdier, vil kontrol A gøre tricket.
Vælg derefter kun de tomme celler. For at gøre det skal du bruge kontrol-G til at åbne GoTo-specialvinduet, derefter vælge Blank og klikke på OK.
På dette tidspunkt vælges kun tomme celler, og jeg skal bare tilføje en formel for at hente manglende værdier. Du tror måske, du har brug for noget fancy, men faktisk, på grund af den relative karakter af referencer i Excel, er den formel, vi har brug for, død enkel. Nøglen starter med den rigtige reference.
For at gøre det skal du sørge for, at den aktive celle i markeringen er en af de tomme celler. Den aktive celle vil være grundlaget for alle formler, vi indtaster.
Indtast derefter en formel, der indstiller den aktive celle til adressen på cellen over den.
Nu, i stedet for at trykke på retur, som kun vil indtaste formlen i den aktive celle, skal du trykke på Control + returnere.
Kontrolretur angiver den samme formel i alle valgte celler på én gang. Da formlen indeholder en relativ reference, opdaterer Excel adressen på hvert sted. Vi beder faktisk Excel om at bruge "cellen ovenfor" til at udfylde alle tomme celler. Dette skaber en kæde af formler, som alle "ser op" for at hente værdier.
Endelig er vi nødt til at slippe af med formlerne, så de ikke forårsager problemer, hvis vi sorterer eller på anden måde manipulerer dataene senere. Med alle formler valgt, kopier til udklipsholderen, brug derefter indsæt special, og vælg værdier. Dette erstatter alle formler med faktiske værdier.
Nu har vi et komplet sæt data, som vi let kan analysere.
Rute
KerneformelRelaterede genveje
Rediger den aktive celle F2 ⌃ + U Indtast de samme data i flere celler Ctrl + Enter ⌃ + Return Fortryd den sidste handling Ctrl + Z ⌘ + Z Vælg den aktuelle region Ctrl + A ⌘ + A Vis dialogboksen 'Gå til' Ctrl + G ⌃ + G Flyt aktiv celle ned i markeringen Enter Return Flyt den aktive celle op i markeringen Shift + Enter ⇧ + Return Kopier de valgte celler Ctrl + C ⌘ + C Vis dialogboksen Indsæt speciel Ctrl + Alt + V ⌘ + ⌃ + V
