Phil skrev i morges og bad om at oprette diagram i Excel.
Er der nogen måde at tage to kolonner indeholdende start- og stopdatoer for individuelle begivenheder og oprette et Gantt-typediagram uden at skulle forlade Excel?
Dette emne blev dækket i tipet Opret tidslinjediagram. Dette tip fra sommeren 2001 nævnte, at du også kunne oprette et Gantt-diagram på et regneark ved hjælp af betinget formatering. Denne type diagram ville løse Phils spørgsmål.
Jeg forestiller mig, at Phil's data ligner tabellen til venstre. Der er en begivenhed, derefter startdatoer i kolonne B og slutdatoer i kolonne C. Jeg bruger år for mit eksempel, men du kan nemt bruge almindelige Excel-datoer.
Det næste trin kunne let integreres i en makro, men det egentlige fokus for denne teknik er opsætning af betinget formatering. Jeg scannede igennem mine data og bemærkede, at datoerne spænder fra 1901 til 1919. Fra og med kolonne D kom jeg ind i det første år 1901. I E1 indtastede jeg 1902. Du kan derefter vælge D1: E1, klikke på udfyldningshåndtaget i nederste højre hjørne af markeringen med musen og træk ud til kolonne W for at udfylde alle årene fra 1901 til 1920.
For at få årene til at tage mindre plads skal du vælge D1: W1 og derefter bruge Format - Celler - Justering og vælge den lodrette tekstindstilling. Vælg derefter Format - Kolonne - Autowidth, og du vil kunne se alle 23 kolonner på skærmen.
Vælg den øverste venstre celle i Gantt-diagramområdet eller D2 i dette eksempel. Vælg Format - Betinget formatering i menuen. Dialogboksen har oprindeligt et rullemenu på venstre side, der som standard er "Cell Value Is". Skift denne rullemenu til "Formel er", og højre side af dialogboksen skifter til en stor tekstboks for at indtaste en formel.
Målet er at indtaste en formel, der kontrollerer for at se, om året i række 1 over denne celle falder inden for årintervallet i kolonne B & C i denne række. Det er vigtigt at bruge den rigtige kombination af relative og absolutte adresser, så den formel, vi indtaster i D2, kan kopieres til alle cellerne i området.
Der vil være to betingelser at kontrollere, og begge skal være sande. Dette betyder, at vi skal starte med =AND()funktionen.
Den første betingelse vil kontrollere, om året i række 1 er større end eller lig med året i kolonne B. Da jeg altid vil have, at denne formel henviser til række 1, er den første del af formlen D $ 1> = $ B2 . Bemærk, at dollartegnet før 1 i D $ 1 vil sikre, at vores formel altid peger på række 1, og at dollartegnet før B i $ B2 vil sikre, at det altid sammenlignes med kolonne B.
Den anden betingelse vil kontrollere, om året i række 1 er mindre end eller lig med datoen i kolonne C. Vi skal stadig bruge den samme relative & absolutte adressering, så dette vil være D $ 1 <= $ C2
Vi er nødt til at kombinere begge disse betingelser ved hjælp af AND () -funktionen. Dette ville være=AND(D$1>=$B2,D$1<=$C2)
Indtast denne formel i formelfeltet i dialogboksen Formelformatering. Sørg for at starte med et lige tegn, ellers fungerer den betingede formatering ikke.
Vælg derefter en lys farve, der skal bruges, når betingelsen er sand. Klik på knappen Format …. Vælg en farve på fanen Mønstre. Klik på OK for at lukke dialogboksen Formater celler, og du skal have en dialog med betinget formatering, der ligner denne
Klik på OK for at afvise feltet Betinget formatering. Hvis din øverste venstre celle i D2 tilfældigvis falder om et år, bliver den celle gul.
Uanset om cellen blev gul eller ej, skal du klikke på D2 og bruge Ctrl + C eller Rediger - Kopiér for at kopiere den celle.
Fremhæv D2: W6 og vælg Rediger - PasteSpecial - Formater - OK i menuen. Det betingede format kopieres til hele Gantt-diagrammets rækkevidde, og du ender med et diagram, der ligner dette.
Betinget formatering er et godt værktøj og giver dig mulighed for nemt at oprette Gantt-diagrammer lige på regnearket. Husk, at du kun er begrænset til tre betingelser for enhver celle. Du kan eksperimentere med forskellige kombinationer af betingelser. For at skabe grænser omkring hver bjælke i Gantt-diagrammet brugte jeg tre betingelser som vist nedenfor og brugte forskellige grænser for hver tilstand.
