Hver gang imellem kommer der noget, der er så fantastisk, at det berettiger til et sted i ugens tip. Jeg var forbløffet i dag over at høre, at de fine folk i Redmond havde pakket et utroligt nyttigt værktøj i Office 2000 Premium.
Siden denne artikel blev skrevet, har der været flere nye versioner af QuickBooks. Et par læsere har rapporteret, at de har problemer med at bruge dette tilføjelsesprogram med Quickbooks 2001 og nyere software.
Hvis du er en mindre virksomhedsejer, der bruger Quickbooks eller Peachtree, skylder du dig selv at tage en time at eksperimentere med dette værktøj. Det kaldes Small Business Financial Manager, og det er pakket på CD 2 i installationssættet for Microsoft Office. Det er ikke en del af standardinstallationen, så 95% af Office 2000-brugere er ikke engang klar over, at den er tilgængelig. Det kan installeres direkte fra CD 2. Når installationen er afsluttet, skal du gå til Excels menu i Tools, vælge Add-Ins og derefter markere Small Business Financial Manager. Excel vil derefter tilbyde et "Financial Manager" -menupunkt.
Værktøjet søgte efter og lokaliserede mine Quickbooks-data. Det importerede alle Quickbooks-data til brug i Financial Manager. Det tager cirka 20 minutter at komme til dette punkt, inklusive installation af tilføjelsesprogrammet. Fra dette tidspunkt er resultaterne dog fantastiske.
Værktøjet tilbyder en bred vifte af standardregnskabsrapporter. Du kan vælge datointervallet og nemt oprette en rapport eller et diagram.
De fleste af disse rapporter er den standardpris, du får med Quickbooks eller Peachtree.
Hvor pakken virkelig skinner er i forretningsanalysen. Efter at have indtastet Standard Industrial Classification for min virksomhed producerede værktøjet en rapport på tre sider med alle standardforholdene beregnet ud fra mine Quickbooks-data sammenlignet med de faktiske forhold fra min branche. Detaljerede forklaringer gik igennem, hvordan forholdet beregnes, om det er bedre at være højere eller lavere end gennemsnittet, og hvad det betyder at være enten højere eller lavere end gennemsnittet.
Indsigt fra disse værktøjer er uvurderlig for en ny virksomhedsejer.
Microsoft gjorde et fremragende stykke arbejde med denne tilføjelse til Excel. Hvis du er en mindre virksomhedsejer med enten premium- eller mindre virksomhedsversioner af Office 2000, skylder du dig selv at give dette gratis værktøj et spin.
