Mailfletning til PDF fra Excel - Nyheder

Den 1. januar 2018 stiger mindstelønnen i New York City til $ 13,50. Dette betyder, at millioner af eksemplarer af formularen LS 54S eller formularen LS54 - Bekendtgørelse og anerkendelse af lønsats skal sendes til arbejdere. Staten New York leverer en tom kopi af denne formular som en adgangskodebeskyttet PDF. Hvordan kan du bruge Excel til at forberede hundredvis af sådanne dokumenter til dine medarbejdere?

Mens processen til at udføre en mail-fletning fra Excel til Word er blevet dokumenteret på (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), kan du foretage en mail-fletning fra Excel til en PDF?

Jeg var overrasket over, at den bedste løsning på denne proces er at bruge Adobe InDesign! Men lad mig først sammenfatte mine to mislykkede forsøg:

• Mislykket forsøg 1: Jeg forsøgte at replikere formular LS54 i Excel ved hjælp af en række skærmklip til at pakke rundt om cellerne, der ville indeholde felterne i Excel. Dette tog for evigt, og når de blev udskrevet, så skærmklippene forfærdelige ud.

  

• Mislykket forsøg 2: Brug Adobe Acrobat. Du tror, ​​at den fulde version af Acrobat ville tilbyde en måde at udfylde en formular ved hjælp af en mailfletning. Der er en mulighed for at importere data under Værktøjer, formularer, flere formularindstillinger. Jeg spildte tiden til at føje felter til PDF'en, importerede regnearket og var derefter skuffet over at finde ud af, at jeg kun kunne udfylde en formular ad gangen. Vælg række 2, så kan jeg udskrive den første medarbejder. Men så bliver jeg nødt til at vælge række 3, udskriv, vælg række 4, udskriv, række 5, udskriv, og dette vil aldrig fungere for 750 ansatte.

  

Løsning af problemet ved hjælp af Adobe InDesign

Her på udgiver vi bøger under den hellige makro! Bøger aftryk. Vi abonnerer på Adobe Creative Cloud-pakken, som giver os Photoshop, Lightroom, Acrobat og noget, der hedder InDesign. Tjek rundt i din virksomhed, det er sandsynligt, at nogen i dine marketing- eller kreative afdelinger allerede har et abonnement på Adobe Indesign.

Jeg var i stand til at løse problemet på mindre end en time ved hjælp af InDesign. Jeg har dokumenteret trinene her for at forenkle din proces.

• Del 1: Konverter den adgangskodebeskyttede PDF til en grafik

  1. Download formular LS54S fra labor.ny.gov på formular LS54S
  2. (Valgfrit) Forbandelse i staten for adgangskodebeskyttelse af PDF
  3. Konverter PDF til et billede. Hvis du har Acrobat, skal du bruge File, Export to, Image, JPEG.webp. Hvis du ikke gør det, kan du bruge udskæringsværktøjet i Windows til at registrere formularen. Bare sørg for, at Acrobat Reader viser formularen på 100%.

• Del 2: Byg dokumentet i InDesign

  4. Åbn Adobe InDesign. Vælg File, New, Document. Det første trin i dialogboksen Nyt dokument er at klikke på det andet ikon under Retning for at gøre dit dokumentlandskab. Skift enheder til tommer, bredde til 11, højde til 8,5. Skift topmargen til 0, og InDesign vil gøre alle margener 0.

     
  5. Dobbeltklik på højre side af A-Master i sidepanelet

  6. Træk JPG.webp fra Windows Stifinder fra trin 3, og slip den på Paste Board, der er uden for mastersiden. Hvis du er ny hos InDesign, ville du tro, at du skulle trække og slippe billedet * inde på siden *, men det ville være forkert. Jeg deler et trick, som jeg lærte af Anne Marie “Her Geekness” Concepcion. Hvis du nogensinde har brug for at blive mester hos InDesign, skal du ansætte Anne Marie. Når du slipper billedet på mastersiden, kan du ikke komme til størrelse på håndtag. I stedet skal du slippe billedet lige uden for mastersiden. Du har nu adgang til størrelseshåndtagene. Ændr størrelsen på dokumentet, så det passer til siden ved at holde Skift nede, mens du trækker størrelseshåndtaget øverst til venstre ned. Når dokumentet er lidt mindre end siden, skal du trække det over mastersiden til højre. Skræk ikke ud af, at du har skåret halvdelen af ​​teksten af!

     
  7. Tryk på min favorit tastaturgenvej hele tiden: Ctrl + alt = "" + Skift + E. Dette får hele billedet til at passe ind i den nyligt ændrede ramme. Jeg kender snesevis af genvejstaster i Excel. Jeg kender kun to genvejstaster i InDesign og Ctrl + alt = "" + Skift + E er en af ​​dem. Det skræmmer mig fuldstændigt, at InDesign muligvis har 25 andre genvejstaster som Ctrl + alt = "" + Skift + A til Ctrl + alt = "" + Skift + Z!

• Del 3: Udfyld de faste felter

  Der er nogle felter på formularen, der vil være de samme for alle medarbejdere. For eksempel kan firmanavnet være det samme for alle. Sådan føjer du tekst til mastersiden i InDesign.

  8. Tryk på F-tasten for at starte rammetilstand. Brug musen til at tegne et rektangel, hvor den faste tekst skal vises. Oprindeligt vil denne ramme have en X igennem den.

     
  9. Højreklik på din nytegnede ramme. Halvvejs ned i den lange kontekstmenu skal du vælge Kontekst, Tekst.
  10. Tryk på T-tasten for at åbne tekstindtastningstilstand

  11. Klik inde i feltet og skriv den faste tekst. Hvis du har brug for at ændre skrifttypen, skal du markere teksten og bruge “A” -ikonet over din skærm til at afsløre tegnværktøjerne.

      

  12. Gentag trin 8 til 11 for alle de andre felter, der skal være konstante på alle former. Dette er monotont. Det er ikke sjovt at få en lille ramme med en lille 9-punkts "X" på linje med afkrydsningsfelterne, men det er muligt. Hvis du har brug for at flytte en ramme eller ændre størrelsen på rammen, skal du vælge den med det første pileværktøj til venstre. Det kaldes et markeringsværktøj (i modsætning til det mindre nyttige værktøj til direkte markering, som er den anden pil i feltet).

      

  Pro Tip nr. 1: Vælg det første felt. Ctrl + C for at kopiere. Ctrl + V for at indsætte et nyt felt midt på siden. Træk det nye felt ind for at placere det. Dette er super nyttigt, når du får et lille X til afkrydsningsfelterne.

  Pro Tip nr. 2: Det er svært at bruge musen til at få “X” i den rigtige position. Når rammen er valgt, skal du bruge piletasterne på tastaturet til at skubbe rammen i position.

  Pro-tip nr. 3: Alle billeder i InDesign begynder at se forfærdelige ud. Det er en funktion, ikke en fejl! Tænk på en bog. Power Excel 2017 With har 1400 billeder. Computeren ville falde ned, hvis de forsøgte at vise alle 1400 billeder i høj opløsning. Dit dokument har et billede, og du har sandsynligvis råd til at vise billedet i høj opløsning. Vælg billedet ved at klikke i et hvidt mellemrum på formularen. Højreklik og vælg Display Performance, Display i høj kvalitet. Presto! Billedet bliver skarpt.

  

• Del 4: Udfyld dataene i Excel

  Hellig regneark! Det tog mig så lang tid at komme til Excel-delen af ​​teknikken.

  13. Sæt enkle et-ord overskrifter i række 1. Formater alle valuta felter som valuta, ellers finder du $ 13,50 vises som 13,5 i den flettede PDF. Jeg er klar over, at der allerede er et dollartegn på formularen, men $ 13,50 $ ser bedre ud end $ 13,5.
  14. Brug File, Save As. Gem dokumentet som en Excel-fil, så du kan redigere det senere.
  15. Brug File, Save As. Gem dokumentet som tekst (afgrænset tab) (* .txt). Husk at huske stien og filnavnet, så du kan finde det senere. Luk filen i Excel, ellers får du en fejlmeddelelse i trin 17.

• Del 5: Tilbage til InDesign for at tilføje formularfelter

  16. Fra vinduet InDesign skal du vælge Vindue, Hjælpeprogrammer, Datafletning. Et lille datafletningsvindue vises flydende et eller andet sted over InDesign. Hvert lille flydende panel i InDesign har en hel masse nyttige kommandoer skjult bag det, de kalder Panel Menu. Her er et billede af panelmenuikonet:

      
  17. Åbn menuen Panel på datafletningen. Vælg Vælg datakilde. Gå til og vælg .TXT-filen fra trin 15. Datafletningspanelet viser nu feltnavne fra række 1 i dit regneark. I en træk-og-slip verden ville du tro, at du kunne trække disse felter videre til din formular, men du kan ikke. Gentag i stedet trin 8 og 9 for at tegne nye rammer, hvor du vil have disse felter til at gå. Gør rammerne pæne og brede, hvis en af ​​dine medarbejdere er John Jacob Jinglebells III. Især for felterne LS-54S løn og overarbejde skal du muligvis skifte til 10 point for at lade rammen passe.

  18. Klik inde i den tomme ramme for Navn. Klik på Navn i panelet Datafletning. Presto! <> vises i rammen. Gentag for løn og OT.

      
  19. Dette trin er valgfrit, men det er 60 sekunder værd. Klik på boksen Eksempel nederst til venstre i panelet Datafletning. Du vil se data fra den første post. Brug venstre og højre pilikon i bunden af ​​panelet Data Fletning for at se den næste post.
  20. Gem InDesign-filen, før du foretager fletningen. Jeg har gemt mit dokument på dette tidspunkt, og du kan downloade det herfra.

  Bare for at resumere, hvis du ser over i sidepanelet, har du udført alt dette arbejde på højre side af A-mastersiden. Men du kan se på miniaturebilledet, at alt på mastersiden vises igennem på side 1 i dit dokument.

  

• Del 6: Endelig brevfletning

  21. Der er et ikon nær toppen af ​​panelet Data Merge, der ligner nummer 4-siden på en matrix. Det er symbolet for Opret flettet dokument. Klik på den.

      

  22. Alle indstillinger i Opret flettet dokument er korrekte. Klik på OK.

      
  23. Du får en af ​​to beskeder. Enten: "Der blev ikke genereret nogen overset tekst" eller "Du har overset tekst i disse poster".

  I InDesign betyder ordene “Overset Text”, at du har flere tegn, end der passer i en tekstramme. Jeg har ikke fundet nogen ækvivalenter af Excel's Shrink to Fit. Hvis de siger, at du har overskrevet tekst på post 450, skal du gå til side 450 i sidepanelet og se, at du har en medarbejder med et rigtig langt navn. Gå tilbage til højre side af A-mastersiden, og tilpas størrelsen på rammen for det felt.

  På dette tidspunkt har du et stort dokument i InDesign. I mit tilfælde har jeg 114 sider, fordi jeg havde 114 poster i Excel-filen. Klik på en vilkårlig side i panelet Sider for at se den side med udfyldte data.

  Nogle tip: Menuen Panel til datafletning tilbyder en kommando til opdatering af datakilde. Hvis du ændrer den underliggende Excel-fil og gemmer som en ny tekstfil, skal du bruge kommandoen til at få ændringerne. Du bliver nødt til at gentage trin 21 for at flette igen.

• Del 7: Eksporter til en PDF, så du kan udskrive

  24. I menuen Filer skal du vælge Adobe PDF-forudindstillinger (Print i høj kvalitet). Vælg en filsti og et navn. Accepter alle tusindvis af indstillinger i dialogboksen Eksporter Adobe PDF. Klik på OK

  En afsluttende note her: I det virkelige liv havde vi 751 ansatte. Jeg lagde hver medarbejder i filen to gange, så vi kunne udskrive to eksemplarer for hver medarbejder og få dem sorteret. Den resulterende PDF på 1502 sider var mirakuløst kun 2,48 MB i størrelse! På en eller anden måde har guiderne hos Adobe formået at gemme en kopi af billedet og genbruge det igen og igen. Mit vildledte første forsøg på at udføre fletningen af ​​mail ved hjælp af Excel producerede en elendig 150 MB PDF-fil, der aldrig kunne sendes via e-mail.

  Hvis du ikke kan finde en kopi af InDesign, eller hvis disse trin virker for skræmmende, skal du leje en Excel-konsulent til at udføre mailfletning til PDF for dig.