Nogen fra US Army Reserves spurgte:
Jeg har et simpelt regneark med forfaldsdatoer. Er der en måde at få forfaldsdatoer til at blive grønne, når de er 10 dage ude, og derefter røde, når de er 5 dage ude?
Dette er en nem opgave ved hjælp af betinget formatering. Denne funktion blev introduceret i Excel 95. Den giver dig mulighed for at specificere op til tre betingelser og automatisk ændre celleformateringen ud fra disse betingelser. Du kan ændre skrifttypen, gøre skrifttypen fed, ændre farven, baggrundsfarven. Hvis du har celler, som du vil overvåge for at se, om de efterlader en vis tolerance, er betinget formatering et godt værktøj at bruge.
Den bedste metode er at oprette det betingede format til den første celle i din datakolonne og derefter kopiere det format ned til alle de andre celler i området.
Lad os sige, at dit datointerval er i E2: 200. Du vælger celle E2 og følger disse trin: (rul lidt ned for at se billedet, mens du læser …)
- Vælg Format - Betinget formatering i menuen …
- Til venstre i dialogboksen Betinget formatering er der en rullemenu, der siger "Cell Value Is". Klik på DropDown, og skift værdien til "Formula Is". Dette ændrer højre side af dialogboksen til et langt felt.
- I dette felt skal du indtaste denne formel:
=(E2-TODAY())<6(Bemærk hvis din første dato ikke er i E2, skal du ændre E2 til den celle, du er i) - Klik på knappen Format i bunden af dialogboksen med betinget formatering.
- Midt på fanen Skrifttype er der en rullemenu med farver. Vælg rød. Eller - vælg gul og vælg rød på fanen mønstre. Det får dem til at skille sig ud. Klik på OK for at vende tilbage til dialogboksen Betinget formatering.
Ovenstående trin gør forfaldsdatoer inden for 5 dage efter i dag rød. Mens du stadig er i dialogboksen med betinget formatering, skal du gøre disse trin:
- Klik på knappen Tilføj >> nederst i dialogboksen, så vises en ny betingelse 2.
- Skift "Celleværdi er" til "Formel er"
- Indtast en formel
=(E2-TODAY())<11 - Klik på knappen Format, og vælg blå skrifttype og et grønt mønster. Klik på OK for at lukke dialogboksen Formater celler.
- Din dialog med betinget formatering skal se ud som denne. Klik på OK.
Vi er næsten der. Når du har gennemgået alle disse trin for at få det betingede format indstillet til den første celle, er det let at bruge funktionen Indsæt speciel til at kopiere formaterne til hele dit datointerval. Når du indsætter special - formater, kopieres den betingede formatering også.
- Vælg den celle, som du tilføjede den betingede formatering. I dette eksempel er det E2.
- I menuen skal du vælge Rediger - Kopiér.
- Fremhæv alle de andre datoer i dine data - E3: E200. HVIS du vil tilføje flere data, er du velkommen til at fremhæve nogle ekstra rækker.
- Fra menuen skal du vælge Rediger - Indsæt speciel …
- I dialogboksen Indsæt speciel skal du vælge den 4. post i venstre kolonne - Formater.
- Klik på OK.
Dette kopierer den betingede formatering til alle de celler, du valgte. Bemærk, at det også kopierer rammer og nummerformater, så du bliver muligvis nødt til at justere dine grænser efter at have udført denne handling.
Bemærkninger:
- Der er en grænse på 3 betingede formater, der kan anvendes på enhver celle. Inkluderet standardformatering, der gælder for de celler, der ikke opfylder nogen af betingelserne, betyder det, at du automatisk kan have op til 4 formater, der gælder for en celle.
- Hvis du har brug for at udvide dette til mere end 4 formater, skal du skrive en makro i VBA. Makroen vil være relativt langsom, da den bliver nødt til at opdatere alle cellerne, når du foretager ændringer i regnearket. Du kan også ansætte en Excel-konsulent til at gøre det.
- Den sværeste del af opsætningen af betinget formatering er at skrive formlen i formelfeltet. Husk altid at starte formlen med et ligetegn. Der kunne være et helt kapitel i bogen afsat til de forskellige formler, der kan indtastes i denne boks. Det er muligt at indtaste formler, der er helt afhængige af andre celler.
- Hvis du forlader formelindgangen og går tilbage senere for at redigere formlen, har Excel en grim vane med at fortolke backspace-tegnet som et forsøg på at pege på celler. Dette vil altid ændre din formel til den forkerte ting. Tryk på Escape for at vende tilbage til den oprindelige formel. Det er nyttigt at fremhæve den vildfarne tekst med musen og derefter skrive mere.
