Tip nr. 1 fra XL-bogen - hurtige måder at kopiere en formel ned i en kolonne.
Du har tusinder af rækker med data. Du har tilføjet en ny formel i den øverste række i dit datasæt, sådan noget =PROPER(A2&" "&B2)som vist nedenfor. Du skal nu kopiere formlen ned til alle rækkerne i dit datasæt.
Mange mennesker griber fyldhåndtaget og begynder at trække ned. Men når du trækker ned, begynder Excel at gå hurtigere og hurtigere. Fra og med Excel 2010 er der en pause på 200 mikrosekunder i den sidste række data. 200 mikrosekunder er lang nok til, at du kan lægge mærke til pausen, men ikke længe nok til, at du kan reagere og slippe museknappen. Før du ved af det, har du trukket Fill Handle alt for langt.
Løsningen er at dobbeltklikke på Fill Handle! Gå til nøjagtigt det samme sted, hvor du begynder at trække Fill Handle. Musemarkøren skifter til et sort plustegn. Dobbeltklik.
Excel ser på de omgivende data, finder den sidste række med data i dag og kopierer formlen ned til den sidste række i datasættet.
Tidligere ville tomme celler i kolonnen til venstre få "dobbeltklik på fyldhåndtaget" til at stoppe med at arbejde lige før den tomme celle. Men som du kan se nedenfor, vil navne som Madonna, Cher eller Pele ikke forårsage problemer. Forudsat at der mindst er en diagonal sti (f.eks. Via B76-A77-B78), finder Excel den sande bund af datasættet.
I mine live Power Excel-seminarer fremkalder dette trick altid en gisp fra halvdelen af folk i rummet. Det er mit nummer et tidsbesparende trick.
Alternativer til at dobbeltklikke på udfyldningshåndtaget
Dette trick er et fantastisk trick, hvis alt hvad du har gjort til dette punkt er at trække Fill Handle til bunden af datasættet. Men der er endnu hurtigere måder at løse dette problem på:
- Brug tabeller. Hvis du vil vælge en celle i A1: B112 og trykke på Ctrl + T, vil Excel formatere området som en tabel. Når du har en tabel, skal du blot indtaste formlen i C2. Når du trykker på Enter, kopieres den til bunden.
- Brug en kompleks, men effektiv tastaturgenvej. Denne genvej kræver, at den tilstødende kolonne ikke har tomme celler. Selvom det virker kompliceret at forklare, kan de mennesker, der fortæller mig om denne genvej, gøre det hele på et øjeblik.
Her er trinene:
- Fra din nyligt indtastede formel i C2 skal du trykke på venstre piletast for at flytte til celle B2.
- Tryk på Ctrl + Pil ned for at flytte til den sidste række med data. I dette tilfælde B112.
-
Tryk på højre piletast for at vende tilbage til bunden af den mest tomme kolonne C.
Brug af tastaturgenveje - Fra celle C112 skal du trykke på Ctrl + Skift + Pil op. Dette markerer alle de tomme celler ved siden af dine data plus formlen i C2.
-
Tryk på Ctrl + D for at udfylde formlen i C2 til alle de tomme felter i markeringen. (Bemærk, at Ctrl + R udfylder til højre, hvilket kan være nyttigt i andre situationer.)
Ctrl + D for at udfylde
Som et alternativ kan du få de samme resultater ved at trykke på Ctrl + C før trin 1 og erstatte trin 5 med Ctrl + V.
Tak til følgende personer, der foreslog dette tip: D. Carmichael, Shelley Fishel, Dawn Gilbert, @Knutsford_admi, Francis Logan, Michael Ortenberg, Jon Paterson, Mike Sullivan og Greg Lambert Lane foreslog Ctrl + D. Bill Hazlett, forfatter til Excel til Math Classroom, påpegede Ctrl + R. Det var Em DeMarcos tegneserie, der blev offentliggjort på Twitter, der var inspirationen til at ansætte illustratorer til denne bog.
Se video
- Tip nr. 1 fra XL-bogen - hurtige måder at kopiere en formel ned i en kolonne. Også i denne video:
- Ctrl + Pil ned for at flytte til slutningen af en datablok
- Ctrl + Skift + Pil op for at vælge toppen af en datablok
- Ctrl + D for at udfylde formlen fra den første række i et valg ned
- Dobbeltklik på påfyldningshåndtaget
- PROPER-funktion
- & karakter til sammenkædning
- ROMANSK funktion
- ARABISK funktion
Videoudskrift
Podcasten er sponsoreret af "MrExcel XL", en bog med 40+ Excel-tip plus Excel-tegnefilm, cocktails tweets og vittigheder.
Lær Excel fra podcast, afsnit 1974 - Fast Formula Copy!
Okay, hej, hele denne bog har mange illustrationer i sig, og den der fik mig tilsluttet var denne illustration af Emily DeMarco. Emily var i en slags Excel-seminar, hvor de viste, hvordan man kombinerede data ved hjælp af sammenkædningstegnet, og hun kladrede igennem dette, og en i publikum sagde: "Men er det ikke det samme som = KONCATENER?" Til den, der underviser i klasser, ja. Men hvem kan stave conCATenate? Jeg så det, det syntes jeg var sjovt.
Så spørgsmålet i dag er, hvordan vi tager denne formel, jeg vil ikke tale om denne formel, men hvordan tager vi denne formel, eller en hvilken som helst formel, og kopierer den ned til hundreder eller tusinder af rækker med data? Og inden jeg kommer til min vej, skal vi først anerkende Excel Olympics Method! Der er folk, der kan udføre disse fem trin som et enkelt tastetryk, det tager mindre end et sekund, og hvis det er dig, tillykke, kudos til dig, hvis der nogensinde er et Excel-OL, nominerer jeg dig til at være på holdet. Så hvis du er en tastaturgenvejsperson, flyttes venstre pil til B2, CTRL + pil ned, højre pil, CTRL + Skift, pil op vælger til toppen og i min favorit den, som jeg ikke rigtig nogensinde har brug før, var CTRL + D. CTRL + D tager formlen i den øverste række af markeringen og kopierer den ned.Så hvis du elsker tastaturgenveje, er det på alle måder vejen at gå.
Men den måde, som de fleste mennesker løser dette problem på, er, at de opretter den første formel deroppe i række 2, og de griber fyldhåndtaget, og de begynder at trække til højre, og det begynder at gå hurtigere og hurtigere og hurtigere og hurtigere. Før du ved af, er det hundreder af rækker under bunden af dataene. Og hvis du bemærker, sænker de faktisk lige der. De er ikke længe nok til, at du rent faktisk reagerer, bare længe nok til, at du kan se afmatningen. Så hvis du finder dig selv gå ned for langt og tage backup, kalder jeg, at fyldhåndtaget danser, og du vil elske dette næste trick.
Så her er den hurtigere vej, start starter nøjagtigt på samme måde, du har det hvide kors der, der er musemarkøren, når du kommer tæt på, skifter den til en sort +, lige der, når du har den sorte +, dobbelt -klik! Excel ser til venstre, regner ud, hvor mange rækker med data, vi har i dag, og kopierer formlen ned til bunden! Uanset om det er 112 rækker i dette tilfælde eller 1,1 millioner rækker, kommer det til begge sider.
Okay nu, for de af jer, der allerede vidste at dobbeltklikke på fyldhåndtaget, har du kendt det længe: Hvornår fungerer dobbeltklik på fyldhåndtaget ikke? Det er rigtigt, det er når nogen ikke har et efternavn! Kolonnen til venstre har en tom. Lad os i stedet for Cher sætte Prince ind. Dobbeltklik normalt på udfyldningshåndtaget, det ser til venstre, og det kopieres kun ned til række 8. Højre på grund af dette blanke i række 9. Og selvfølgelig er det aldrig på den første skærm, det er altid hundreder af rækker ned i dataene. Nå, det plejede at være problemet, men stille uden nogen varsel i Excel 2010 ser de nu i alle kolonnerne til venstre for at finde ud af, hvor langt man skal kopiere formlen. Så det bliver ikke narret af den tomme celle i kolonnen til venstre!Dette er langt fra mit yndlings tip i hele Excel. Når jeg laver Power Excel-seminarer, disse live seminarer, og jeg kommer til dette omkring 45 minutter ud i dagen, får jeg næsten altid et gisp fra et par mennesker til rummet, når jeg dobbeltklikker på fyldhåndtaget.
Nu hej bare en sjov kendsgerning her, "MrExcel XL" bogen, du ved, jeg voksede op om dagen, tilbage i 70'erne, da der var alle mulige film, der kom ud med romertal, så Gudfar del II var den første i. I moderne historie, Tilbage til fremtiden III, Star Wars IV, Rocky V, Star Trek VI, endda Final Fantasy VII til 7. Du ved, og det er sjovt, Excel har faktisk en ROMAN-funktion! Okay, så du kan bede om ROMANEN af ROW, og det giver dig de romerske tal. Hvad er virkelig underligt, for hvis du lægger et romertal XL i Excel 2013, og du beder om ARABIC, konverterer det det romerske tal tilbage til det normale tal. Så da jeg var færdig med min 39. bog, og jeg vidste, at den 40. bog var på vej, ligesom et tip af hatten tilbage til alle disse film, der bruger romertal, vidste jeg det,det skulle bare være "MrExcel XL", fordi det er min 40. bog, selvom jeg anbragte tagline der, = ROMAN (40), så folk ville få vittigheden!
Okay, bare et hurtigt resumé af alle de ting, vi talte om i denne episode: Og DETTE er bare tip nr. 1 fra bogen. Nå hej tak til alle, der skrev for at foreslå dette tip. Dette er alle mennesker, der tweetede mig. En, jeg ikke engang dækkede her, Bill Hazlett, påpegede, at CTRL + R er som CTRL + D, hvis du vælger en celle og trækker til højre eller vælger til højre, CTRL + R kopieres til højre. Gå videre og klik på den infoknap i øverste højre hjørne lige nu for at læse om, hvordan du kan købe denne bog.
Tak fordi du kom forbi, vi ses næste gang til endnu en netcast fra!
