Microsoft siger, at 80% af de mennesker, der bruger Excel, aldrig har brugt en pivottabel. Da jeg nærmer mig slutningen af min serie af 40 dage med Excel, en introduktion til pivottabeller.
Drejetabeller er mirakuløse. Du får en projektmappe med tusindvis af rækker detaljerede data. Du kan sammenfatte disse data med få klik ved hjælp af en pivottabel. Jeg har skrevet hele bøger på drejeborde, så i dag vil jeg lede dig gennem opbygningen af dit første drejebord.
Sig, at du har 6464 rækker data med kunde, produkt, dato, mængdeindtægt. Du vil finde indtægterne for de 5 bedste kunder, der har købt widgets.
- Vælg en celle i dit datasæt
-
Vælg pivottabel på fanen Indsæt i båndet
Start dit drejebord -
Vælg Eksisterende regneark i dialogboksen Opret pivottabel. Efterlad altid en tom kolonne mellem dine data og pivottabellen, så i dette tilfælde skal du vælge celle G2 for det sted, hvor din pivottabel skal holdes.
Vælg, hvor pivottabellen skal bygges Panelet PivotTable Fields vises til højre på skærmen. Øverst i panelet er der en liste over felterne i dit datasæt. Nederst er der fire dropzoner med forvirrende navne.
Træk felter til disse dropzoner - Træk kundefeltet fra toppen af listen Pivottabelfelter, og slip det i Række dropzone.
- Træk indtægtsfeltet fra toppen af listen Pivottabelfelter, og slip det i dropzone for Værdier.
- Træk produktfeltet til filterzoner.
-
Åbn filterrullelisten i H2, og vælg Widget. På dette tidspunkt vil du se et resumé af de kunder, der købte widgets /
Bare 7 trin til at oprette denne sammenfattende rapport - Der er to pivottabelfaner i båndet. Gå til fanen Design. Vælg Rapportlayout, Vis i tabelform. Dette ændrer overskriften i G3 fra rækkeetiketter til kunde. Det gør også pivottabellen bedre, hvis du tilføjer flere rækkefelter senere.
- Åbn rullemenuen i G3. Vælg Værdifiltre, Top Ti. I Top 10-filter (kunde) -dialogen skal du vælge Top, 5 varer efter sum af indtægter. Klik på OK.
- Pivottabeller vælger aldrig det rigtige nummerformat. Vælg alle indtægtsceller fra H4: H9. Tildel et valutaformat med 2 decimaler.
- Hvis du vil have rapporten sorteret med den største kunde øverst, skal du vælge en indtægtscelle og klikke på ikonet Sorter faldende (ZA) på fanen Data. Dette er en genvej til åbning af rullemenuen i G3 og valg af Sort Z til A.
På dette tidspunkt har du løst det originale spørgsmål:
Pivottabeller er dog lette at ændre. Nu hvor du har besvaret det første spørgsmål, kan du prøve et af disse:
- Skift rullemenuen i H1 fra Widget til Gadget for at se de bedste kunder til gadgets.
- Dobbeltklik på omsætningen i H4 for at se en liste over alle de poster, der udgør disse data. Rapporten vises på et nyt regneark til venstre for det aktuelle regneark.
- Klik på Pivot Chart-ikonet på fanen Analyser for at kortlægge de 5 bedste kunder
Dette er blot nogle få af mulighederne i pivottabeller.
Jeg elsker at bede Excel-teamet om deres yndlingsfunktioner. Hver onsdag deler jeg et af deres svar. Dagens tip er fra Excel-projektleder Ash Sharma.
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke at tænke over:
"Med Excel kan du ikke lave mad, men du kan lave tærter"
Tanja Kuhn
