Din manager har brug for et resumé af den samlede indtjening, pris og fortjeneste for hver kunde i et stort datasæt. Adam fra et af de store olieselskaber i Dallas tilbyder en hurtigere måde ved hjælp af Fjern duplikater.
Målet er at opsummere dette 563-række datasæt, så du har en række pr. Kunde.
Denne uge indeholder fem forskellige måder at løse problemet på.
- Mandag: Sammenfat data med subtotaler
- I dag: Sammenfat data med fjern duplikater
- Onsdag: Opsummer data med avanceret filter
- Torsdag: Sammenfat data med konsolider
- Fredag: Sammenfat data med pivottabeller
- Lørdag: Resume af Summarize Data Week
Se video
Videoudskrift
Lær Excel fra Podcast, afsnit 2188: Sammenfat med fjern duplikater.
Nå, hej, i gårsdagens episode viste jeg, hvordan man opsummerer disse data ned til en række pr. Kunde ved hjælp af kommandoen Subtotal. Det gjorde jeg på et seminar i Dallas, og Adam - Adam fra vej 2 - sagde: "Hej, vent, hvorfor bruger du ikke bare Fjern duplikater?" Og ja, Fjern duplikater fungerer.
Så vi starter her-- vi behøver ikke sortere dataene for at starte her i D1 - Ctrl + Skift + Pil ned, hold din hånd på Ctrl + Skift, tryk på Højre pil, Ctrl + C for at kopiere. Vi flytter herover til en tom celle og Ctrl + V for at indsætte, og fjern derefter duplikater - lige der-- vi vælger Fravælg alle, vælg Kunde, klik på OK. Hvad vi får er 16 unikke kunder. Disse tal derovre er meningsløse - vi skal slippe af med disse tal. Klik her, Ctrl + Skift + Ned, Ctrl + Skift + Højre, og derefter = SUMIFS. Jeg antager, at hvis jeg virkelig skulle prøve at gøre dette med det færreste antal tegn, ville SUMIF være et tegn eller mindre, ikke?
Men okay, så vi skal specificere Sum_Range. Så jeg skal trykke på den venstre pil - 1, 2, 3, 4, 5 - 6 gange; Ctrl + Skift + Pil ned; tryk F4 1, 2 gange for at fryse rækkerne; og derefter kriterieområde, vi trykker på venstre pil - 1, 2, 3, 4, 5, 6-- 7 gange; Ctrl + Skift + Pil ned, tryk F4 en gang; Komma, og hvad vil vi have, at kriterieområdet skal være lig med, vi ønsker, at det skal være lig med kunden. Og J2, jeg skal bare fryse J, så det er at trykke på F4-- 1, 2-3 gange, lukke parentes, Ctrl + Enter, og der er du.
Mindre trin, bestemt færre trin, selvom indtastning af formlen kræver mange flere tastetryk. Så sammenlignet med i går med i dag, ikke sikker. Jeg er sikker på, at Adam kan gøre sin metode hurtigere; Jeg kan gøre min metode hurtigere.
Begge metoder diskuteret i denne nye bog, LIVe, The 54 Greatest Excel Tips of All Time.
Hele dagen i denne uge - hver dag i denne uge - ser vi på 5 forskellige måder at oprette denne oversigtstabel. I går, subtotaler; i dag, Fjern duplikater; i morgen, avanceret filter; derefter konsolideres; og drejetabeller. Hvordan opsummeres med Fjern duplikater? Kopier dataene til en ny placering Data; Fjern duplikater; Fravælg alle; vælg kunde; OKAY; OK for at lukke dialogen - resultatmeddelelsesboksen; klik på det første nummer; Ctrl + Skift + Ned, Ctrl + Skift + Højre; Indtast en SUMIFS-formel; når du er færdig med den afsluttende parentes, skal du trykke på Ctrl + Enter.
Nå, hej, jeg vil gerne takke Adam for det seje trick, og jeg vil takke dig for at komme forbi. Vi ses næste gang til endnu en netcast fra.
Her er trinene:
- Vælg overskrift til kunde i D1. Ctrl + Skift + Pil ned Pil til højre for at vælge data i D: H
- Ctrl + C for at kopiere. Vælg J1. Ctrl + V for at indsætte. Data, fjern duplikater. Klik på Fravælg alle. Vælg kunde. Klik på OK.
- Klik på OK for at afvise meddelelsesfeltet, der viser, hvor mange poster der er tilbage.
- Vælg K2. Ctrl + Skift + Pil ned og Ctrl + Skift + Højre pil for at vælge alle tallene.
- Indtast en formel for
=SUMIFS(E$2:E$564,$D$2:$D$564,$J2). Tryk på Ctrl + Enter for at udfylde markeringen med en lignende formel
Efter 47 klik har du dette resultat:
Indtastning af formlen kræver mange tastetryk. Jeg stoler på, at Adam sandsynligvis kan gøre disse trin så hurtigt som jeg kan gøre subtotaler fra i går. Stop tilbage i morgen for en anden metode.
Denne uge er opsummerende datauge. Hver dag vil vi se på fem forskellige måder at løse et problem på.
Excel-tanken om dagen
Jeg har bedt mine Excel Master-venner om deres råd om Excel. Dagens tanke at tænke over:
"Et regneark er kun så stærkt som det svageste formel"
Jordan Goldmeier
