Alle siger, at XML er den vigtigste nye funktion i Office 2003. Men medmindre du tilfældigvis er i et firma med masser af XML-skemaer, der flyder rundt, har du sandsynligvis ikke været i stand til at finde ud af, hvordan du kopierer den seje demo, du så Microsoft gøre under lanceringen af Office 2003. For dem af jer, der abonnerer på Woodys nyhedsbrev, indser du nu, at Woody kommer til at serieisere forklaringen på XML, hvilket får os til at vente 4 uger (eller mere) på at få hele historien. Så inden Woody nogensinde kan komme til det punkt, vil jeg gennemgå et langt tip, der forklarer, hvordan man fuldt ud kan bruge XML i Office 2003.
Det store løfte
Microsoft siger, at du nu kan gemme data som XML og nemt genbruge dataene. Åbn den samme datafil, og den ser en vej ud i Excel, åbner datafilen, og den ser en anden måde ud i Word. Det er meget kraftfuldt. Vi har også det faktum, at siden Office 2003 betragter XML som et oprindeligt filformat, kan enhver med ethvert programmeringssprog skrive native XML-filer. Hvis du har QBasic eller Rexx eller noget, kan du nu oprette XML Excel (ExcelML?) Filer i farten.
Kun i Excel Professional
Vi står nu over for et klassesystem i Office 2003. Fuld XML-support er ikke tilgængelig i disse udgaver: (Koder i kursiv står for, hvor du kan købe hver: R = Retail, P = Forudinstalleret med ny computer, V = Volume-Licensing , A = Academic Licensing, S = School Resellers).
- Microsoft Office Small Business Edition 2003 (R, P, V, A)
- Microsoft Office Standard Edition 2003 (R, V, A, S)
- Microsoft Office Basic Edition 2003 (P)
- Microsoft Office Student and Teacher Edition 2003 (R, S)
Fuld XML-support er tilgængelig i disse udgaver:
- Microsoft Office Professional Edition 2003 (R, P, V, A, S)
- Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 (inkluderer InfoPath) (V)
- Microsoft Excel 2003 (R) (Den enkeltstående Excel-boks anses for at være professionel)
Hvis du er uheldig nok til at have en af de "mindre" versioner af Office 2003, kan din billigste opgraderingssti muligvis være at købe Excel-boksversionen. Medmindre du arbejder i et virksomhedsmiljø, er den eneste måde at få InfoPath (det nye værktøj, der giver dig mulighed for at oprette formularer og XML-skemaer), at købe detailboksversionen.
Hvad er XML? Er det som HTML?
XML står for Extensible markup language. Hvis du nogensinde har set på "Vis kilde" -visningen på en webside i Notesblok, er du bekendt med strukturen i XML. Mens HTML tillader visse tags, som TABLE, BODY, TR, TD, tillader XML alle tags. Du kan sammensætte enhver slags tag for at beskrive dine data. Her er et skærmbillede af nogle XML-data, som jeg skrev i notesblok:
Her er nogle enkle regler om XML:
- Hver bit data skal starte og slutte med et identisk tag: Data
- Tagnavne er store og små bogstaver. og er IKKE gyldige tags, fordi store bogstaver i slutkoden ikke er den samme som store bogstaver i startkoden.
- XML-filen skal begynde og slutte med et rodtag. Der kan kun være et rodmærke i en fil. I eksemplet ovenfor er rodmærket.
- Du kan have et tomt tag - sæt skråstreg i slutningen af tagget i stedet for begyndelsen:
- Hvis du indlejrer tags, skal du lukke det indre tag, inden du lukker det ydre tag. Mens HTML tillader denne struktur, skal du klikke på Annuller, dette er ikke gyldigt i XML. data fungerer, men data fungerer ikke.
Alfabetssuppe: Tre filtyper
Her er de tre filer, vi vil støde på, når vi arbejder med XML.
- .XML er datafilen vist ovenfor
- .XSD er en XML-skemadefinition. Dette er en vigtig fil. Dataforhold defineres her. Datavalidering er også defineret her. For faktisk at kunne udføre Microsoft-demoen har du brug for en XML-skemafil. Mens alle kan skrive XML i notesblok, har vi brug for et skema for at gøre noget sejt. Jeg vil vise dig, hvordan du opretter en nedenfor.
- .XSL er en XML StyleSheet Language-fil - disse giver dig mulighed for at omformidle dataene fra et format til et andet.
Langt den største hindring er, hvordan man opretter Schema-filen. Du kan åbne en XML-fil i Excel, men du kan ikke foretage nogen transformation uden et skema. Heldigvis opretter Excel et standardskema til dig, men det er IKKE indlysende, hvordan du bruger skemaet. Lad os gå gennem trinnene.
-
Åbn en tom notesblok. Kopier disse data nedenfra og indsæt dem i Notesblok. Gem filen som test.xml.
ABC Co 123 Main Salem OH 44460 12345 100 10.50 YXZ Co 234 State Akron OH 44313 23456 10 20.50 - I File skal du bruge File - Open. Hvis feltet "Filer af typen:" er indstillet til Alle Microsoft Excel-filer, vil du se test.xml. Klik på Åbn.
-
Først præsenteres du for dialogboksen Åbn XML. Senere vil vi bruge den kraftfulde XML-kilde-opgaverude, men det kan vi ikke gøre, før vi har et gyldigt skema. Vælg lige nu at åbne som en XML-liste.
Åbn XML-dialogboksen -
Dernæst får vi informationsfeltet om, at XML ikke har et skema. Dette er en fantastisk besked - fordi Microsoft nu vil oprette et skema til dig i farten.
Advarselsmeddelelse om skema -
Her er vores data i Excel. Det er ret sejt. De tænder for den fantastiske nye Excel 2003 List-funktion (sædvanlig genvej: Ctrl + L). Når List-funktionen er slået til, har vi autofilter i hver kolonne og en Access-lignende stjerne række til at tilføje nye data.
XML-data i Excel-regneark -
Nu - her er det udokumenterede trick. Et tip på hatten til Microsofts Excel XML-guru Chad Rothschiller for at vise os dette seje trick. Start Visual Basic Editor med Alt + F11. I Visual Basic Editor skal du trykke på Ctrl + G for at åbne den øjeblikkelige rude. Skriv i den umiddelbare rude:
Print ActiveWorkbook.XmlMaps(1).Schemas(1).Xml
Umiddelbart vindue i VBE Husker du beskeden i nr. 4? Microsoft tilbød at opbygge et skema i farten for os. Denne lille smule kode ovenfor udskriver skemaet. Klik på enter, og skemaet udskrives i den umiddelbare rude.
Skema i den umiddelbare rude Åbn et tomt notesblok, kopier dataene fra det øjeblikkelige vindue, og indsæt det i det tomme notesblok. Du kan nu se det komplette skema for vores enkle datasæt.
Gem skema-fil Du kan nu gemme notesblokfilen som TodaysOrders.xsd
- Gå tilbage til Excel, og luk testdatasættet.
-
Åbn test.xml igen fra Excel. Denne gang skal du angive, at du vil bruge XML-kildeopgaveruden, og derefter klikke på OK i informationsboksen Skema.
Vælg åbningsindstilling for XML-kilde -
Du får nu et tomt regneark, men XML-kilde-ruden til højre viser alle de tilgængelige felter.
XML-kildevindue -
Vælg rullelisten Indstillinger, og vælg Vis data for at se en prøve af hvert element i opgaveruden.
Vis data i opgaveruden -
Føj en pænt formateret titel til dit tomme regneark. Træk elementet i salgsordren, og slip det i celle B6.
Træk og slip dataelement - Hvis du ikke kan se listeværktøjslinjen, skal du vælge Vis - Værktøjslinjer - Liste for at vise værktøjslinjen.
-
Vælg Opdater XML-data på værktøjslinjen
Opdater XML-dataknap -
Eksempel på XML-data, som vi skrev ovenfor, føjes til regnearket.
Resultat XML-data på regnearket - Gem projektmappen som en almindelig Excel-fil, måske kaldet OrderReport.xls
Fornyelse af data dagligt
Hvis du kan få dit system til at begynde at skrive daglige ordrer til Test.XML hver dag, så er du klar. Åbn OrderReport.xls, opdater XML-data, og du vil have en pænt formateret rapport om dine XML-ordrer hver dag. Dette er ret stærkt - jeg konfigurerer formateringen en gang, åbner filen hver dag, klikker på Opdater, og jeg har en pænt formateret rapport med dataene fra XML-sættet.
Brug af Excel til at oprette XML-data
Kan vi bruge Excel til at oprette nye XML-data? Nu hvor vi har et skema defineret, ja det kan vi! Til vores eksisterende regneark kan vi få vores telefonordrere til at føje nye data til Excel-filen hele dagen. I slutningen af dagen skal du bruge File - SaveAs. Vælg at gemme er som type: XML-data.
Bekræft hvilket kort du vil bruge:
Omdisponering af dataene i Word
Nu hvor vi har oprettet et skema og data, lad os åbne dataene i Microsoft Word 2003. Efter åbning af TestAsData.xml i Word 2003 får vi standarddatavisningen i Word.
Du kan formatere dette dokument:
Tryk på Ctrl + Skift + X for at slå felterne fra:
Brug af XSL-visninger til genbrug af data
Ovenstående eksempel ved hjælp af træk og slip opretter faktisk ikke en Transform. Hvis du opretter Transform-filer, kan du nemt omdanne XML-data til forskellige visninger i Word. Det er her, den virkelige magt kommer ind. Før jeg viser dig, hvordan du opretter din egen transformation, lad os gå igennem, hvordan Microsoft oprettede demoen i Office 2003-udrulningen.
For at prøve dette på din kopi af Word 2003 skal du downloade XML-prøvepakke. ZIP-filen indeholder:
- Én XML-fil: SampleMemo.xml
- Et skema: Memo.xsd
- Tre transformeringsfiler: elegant.xsl, professional.xsl, trendy.xsl
Følg disse trin:
- Start Word 2003
-
Fra menuen skal du vælge Værktøjer - Skabeloner og tilføjelsesprogrammer …
Skabeloner og tilføjelsesprogrammer -
Klik på fanen XML-skema, og vælg Tilføj skema …
Fanen XML-skema -
Naviger til, hvor du pakkede eksempelfilerne ud. Vælg Memo.xsd, og klik på Åbn.
Valg af XSD-fil for at tilføje et skema -
I skemaindstillingsdialogen skal du give skemaet et venligt navn i feltet Alias. Måske noget i retning af "Memo". Klik på OK.
Føj et alias til skemaet På dette tidspunkt er Word nu opmærksom på memoskemaet. Dernæst skal vi gøre Word 2003 opmærksom på Transforms. Bemærk, at Microsoft kalder disse "løsninger".
-
Du skal stadig være i dialogboksen Skabeloner og tilføjelsesprogrammer. Klik på skema-bibliotek …
Skema bibliotek - Vælg Memo i den øverste listeboks i dialogboksen Skemabibliotek. Dette aktiverer knappen i den nederste del af dialogen for "Tilføj løsning …".
-
Klik på knappen Tilføj løsning.
Tilføjer løsning -
Naviger til mappen med dine .xsl-filer. Vælg Contemporary.xsl, og klik på Åbn.
Vælg Transformer fil -
I dialogboksen Løsningsindstillinger skal du give transformationsfilen et venligt navn, f.eks. "Moderne". Klik på OK.
Alias til Transform File -
Gentag trin 8 til 10 for at tilføje Elegant.xsl og Professional.xsl. Klik på OK for at lukke skemabiblioteket. Klik på OK for at lukke skabeloner og tilføjelsesprogrammer.
Afslut skema bibliotek På Microsoft-demoen blev alle disse 11 trin udført bag kulisserne. Offentligheden gik ind, og vi så, da de viste os disse trin.
-
Vi skal åbne SampleMemo.xml i Word. Her er notesblokvisningen af denne fil. Det er almindelige XML-data uden nogen formatering.
Eksempel på XML-datafilindhold -
Åbn SampleMemo.xml fra Word. Bag kulisserne scanner Microsoft XML-filen for at finde ud af, at dette er data ved hjælp af Memo-skemaet. Det ser i skema-biblioteket for at se, om der er et match i skemaet "memo". Når der er, finder den alle de XSL-løsninger, som vi har tilføjet. Da vi har tre, vælger Word en, der skal vises, og tilbyder os derefter de andre i XML-dokumentopgaveruden. Dette er meget fantastisk.
Her er XML-datavisningsruden:
XML-datavisningsrude Her er standardvisningen af dataene (dette bruger Elegant xsl).
Standardvisning af dataene Klik på Data kun, og du får bare dataene uden formatering.
Vis kun data Klik på Contemporary, og få sekunder senere har du en helt anden formateret visning af dataene:
Formateret visning af dataene -
Du kan vise / skjule de lilla XML-tags med Ctrl + Shift + X.
Vis / skjul XML-tags
Oprettelse af dine egne XSL Transform-filer
Jeg kan se styrken. Men hidtil har vi kun brugt downloadede XSL-filer til en andens data. Vi har virkelig brug for en måde at oprette en XSL-fil til vores egne data. Igen, hvis du arbejder for et firma, der er XML-rig, har nogen sandsynligvis allerede disse transformationer oprettet. Men hvis du er den første person i din virksomhed, der prøver XML-tingene, skal du gennemgå den relativt smertefulde opgave at oprette dine egne transformeringsfiler.
Her er hvordan vi skal gøre dette. Først skal jeg oprette et smukt dokument i Word, der viser, hvordan jeg vil vise XML-data. Jeg vil placere pladsholdere, der er lette at finde, hvor jeg vil have XML-felterne. Jeg gemmer dette dokument som Word XML. Derefter bruger jeg Notepad til at redigere dokumentet, indsætte noget XSL-kode og gemme filen. Dette skal oprette en brugerdefineret XSL-transformationsfil.
-
I Word skal du oprette en pænt formateret prøve. Nedenfor har jeg bygget en ordrebekræftelse. Dette har et logo, indledende tekst, felterne fra XML-filen og afsluttende tekst. Jeg har brugt forskellige skrifttyper og farver. Konventionen med at bruge *** til at fremhæve felterne er simpelthen at hjælpe mig, når jeg ser gennem Word XML-filen i Notesblok.
Skabelon i Word -
Jeg gemmer denne fil som Word XML.
Gemmer som Word XML - Jeg åbner to notesblokvinduer. Den ene har salgsordre.xml og den anden har en eksisterende elegant.xsl-tranformkode. (fortsættes).
