Dette tip er fra min ven Derek Fraley i Springfield, Missouri. Jeg holdt et seminar i Springfield, og jeg viste mine foretrukne subtotale tricks.
For dem af jer, der aldrig har brugt subtotaler, her er hvordan man opsætter dem.
Start med at sikre, at dine data er sorteret. Dataene nedenfor er sorteret efter kunder i kolonne C.
Vælg subtotaler på fanen Data. Dialogboksen Subtotal vil altid have subtotal i kolonnen længst til venstre. Åbn rullemenuen Ved hver ændring, og vælg Kunde. Sørg for, at feltet Brug funktion er sat til Sum. Vælg alle de numeriske felter som vist her.
Når du klikker på OK, indsætter Excel en subtotal under hver kundegruppe. Men vigtigere, tilføjer det gruppe- og omrids-knapper til venstre for kolonne A.
Når du klikker på # 2 Gruppe- og omrids-knappen, skjules detaljerækkene, og du har kun de subtotale rækker og den samlede sum. Dette er et smukt resume af et detaljeret datasæt. Selvfølgelig vises kunderne på dette tidspunkt i alfabetisk rækkefølge. Derek fra Springfield viste mig, at når dataene skjules i visningen nr. 2, kan du sortere efter en hvilken som helst kolonne. I figuren nedenfor er en indtægtskolonnecelle valgt, og du er ved at klikke på ZA-sorteringsknappen.
Den øverste kunde, Wag More Dog Store, kommer til toppen af datasættet. Men det kommer ikke til række 2. Bag de skjulte rækker sorterede Excel faktisk et stykke poster. Alle Wag More-detaljerækkene flyttes sammen med subtotalrækken.
Hvis du går tilbage til nr. 3-visningen, vil du se de detaljerede poster, der fulgte med subtotalrækken. Excel omarrangerede ikke detaljerede poster; de forbliver i deres oprindelige rækkefølge.
For mig er dette forbløffende på to fronter. For det første er jeg forbløffet over, at Excel håndterer dette korrekt. For det andet er det forbløffende, at nogen nogensinde ville prøve dette. Hvem havde troet, at Excel ville håndtere dette korrekt? Derek fra Springfield.
