For at prøve dette tip på din egen computer skal du downloade og udpakke CFH231.zip.
Pivottabeller er Excels mest kraftfulde funktion. Andre tip på dette sted diskuterer drejetabeller, men dagens show taler om to interessante anvendelser til drejetabeller. Først kan du bruge en pivottabel til at komme med en unik liste over værdier fra et felt. For det andet kan du bruge en pivottabel til at vise procentdelen af varer i en række.
Datasættet har 10.000+ rækker salgsdata. Der er kolonner for kunde, produkt, måned og solgt antal.
Finde unikke værdier
Den traditionelle måde at finde unikke værdier fra en liste på er at bruge kommandoen Data - Filter - Avanceret filter. Du kan dog også oprette en unik liste over værdier med en pivottabel. Vælg en enkelt celle i datasættet. Vælg Data - Pivottabel og PivotChart-rapport i menuen. Klik på Udfør. Du får en tom drejetabel som vist nedenfor.
For at få en unik liste over kunder skal du vælge feltet Kund og trykke på knappen Tilføj til rækkeområde.
Hvis du tæller, var det i alt fire klik. Du kan nu kopiere celler A5: A28 til et andet regneark, og du har en unik kundeliste.
Beregning af procentdel af alt
Gå tilbage til dit originale datasæt, og vælg en enkelt celle. Fra menuen skal du vælge Data - Pivottabel & Pivot Chart Report. Klik på Udfør for at oprette en tom pivottabel.
På produktlisten Pivottabel skal du vælge Produkt og klikke på Føj til rækkeområde.
Vælg derefter feltet Dato. Skift rullemenuen nederst på feltlisten, så den er kolonneområde, og klik på knappen Føj til.
Vælg feltet Tilfælde. Skift rullemenuen til dataområdet. Klik på knappen Føj til. Den resulterende pivottabel viser salg efter produkt og måned.
Selvom denne rapport er et resumé af 10.000 rækker data, er det stadig en forvirrende blanding af tal. Det er virkelig svært at få øje på tendenser i dataene. Hvornår sælger bananer bedst? Det er svært at fortælle.
Dobbeltklik på knappen Summen af sager i celle A3 for at få vist PivotTable-feltdialogen. Dialogen giver dig et par indstillinger, som du sjældent har brug for at ændre. Vælg dog knappen Indstillinger for at se flere muligheder.
Den udvidede dialog viser, at du viser dataene som normale.
Vælg rullemenuen Vis data som. Der er muligheder for:
- Normal
- Forskel fra
- % af
- % Forskel på
- Kører i alt
- % af række
- % af søjlen
- % af det samlede antal
- Indeks
Til dagens analyse skal du vælge% af række. Basisfeltet og basiselementet er ikke relevante for% af række, så disse indstillinger er nedtonede. Vælg OK for at lukke dialogboksen og vende tilbage til pivottabellen.
I den resulterende pivottabel kan du se, at salg af bananer er stærkest i januar til februar. Æbler klarer sig bedst i september til november, og kirsebær klarer sig godt i maj til juli.
Selvom pivottabeller generelt tager fire klik at oprette, har de mange ekstra funktioner, der giver mulighed for endnu mere effektive analyser. Folk er ofte overraskede over, at Michael Alexander og jeg kunne udfylde 250 sider om en funktion i Excel, men når man overvejer alle de forskellige muligheder i en drejetabel, fortjener det en komplet bog.
Tips fra denne episode er fra Pivot Table Data Crunching.
